初めての展示会担当者が注意したい4つの落とし穴

2018年05月19日

展示会出展は新規の見込み客を獲得するテッパンとも言える手段です。その一方で、展示会出展は決して安いとは言えず、どうしても失敗は避けたいところです。

展示会出展によって、できるだけ多くの営業案件を探し出すために気をつけておきたいポイントを4つ紹介します。初めて展示会の担当者になったみなさまは、特にこの4つのポイントを重点的に意識すると、展示会出展で失敗しにくくなるでしょう。

展示会の準備段階からフォローアップの計画をする

展示会の準備は、経験豊富なスタッフ中心に、ブースの装飾、パネルの作成、見込み客獲得用のアンケートシート、ノベルティなど、多岐にわたって入念に行う傾向にあります。

初めての展示会出展の注意点

しかしながら、展示会終了後のフォローアップなどの準備についてはいかがでしょうか?

展示会終了後のフォローアップには、一考の余地がありそうです。なぜなら、展示会終了後のフォローアップは、見込み客からの営業案件生成の意味合いで、非常に効果の高いマーケティング施策であることが知られているからです。

展示会後のフォローアップの手順について
展示会終了後のフォローアップの重要性、一般的な手順については、「展示会後のフォローのやさしい手順〜今さら聞けない基本シリーズ」でまとめました。合わせてごらんくださいませ。

展示会終了後のフォローアップは、展示会来訪者の興味がさめる前、つまり、展示会後すぐに実施すべきです。展示会で獲得したアンケート結果のまとめ、展示員との会話の記録など、獲得した見込み客を購買意欲の高さによって分類し、展示会終了後すぐにフォローアップを開始します。展示会お礼メールもその手法の1つです。

展示会お礼メールの書き方について
展示会後のお礼メールは、書き方のコツさえ覚えてしまえば誰でもかけるようになります。展示会お礼メールの書き方や例文を「展示会お礼メールの書き方と活用法〜展示会の効果を最大にするために」でご用意しました。みなさまのご参考になれば幸いです。

展示会終了後すぐにフォローアップするためには、展示会前からフォローアップの担当者を決定して、そのプロセスをマニュアル化しておくと良いでしょう。

展示会期中のちょっとした工夫でフォローアップ準備になる

展示会期中における作業のちょっとした工夫が、展示会後のフォローアップの準備になります。

展示会で接触したお客さま、会話をした来訪者についての情報は、アンケートにまとめたり、ブース担当者から情報を集めたりする必要があります。後からこうした情報を集めるのではなく、展示会期中に接客要員にちょっとしたメモを残してもらいましょう。

また、展示会の会期中に獲得した重要な見込み客は、できるだけその場で分類します。ノートに簡単なメモと名刺情報と一緒にしてもかまいません。ノートにホッチキスで名刺を貼ってしまってもOKです。

見込み客にアンケートをしていただいたなら、アンケート用紙にメモしておくこともできます。

メモには会話の内容や、この見込み客がすぐにフォローアップすべき理由なども同時に書き留めておきましょう。

展示会期中のちょっとした工夫が、展示会後のフォローアップの準備となり、フォローアップの質を高めます。

展示会後のフォローアップのための打ち合わせ準備をしておく

展示会が終了したら、すぐに見込み客のフォローアップのための担当者やフォローアップチームを作りましょう。

展示会会期中のメモやノートをみながら、見込み客の購買意欲やフォローアップの重要性によって分類します。

見込み客を分類し終わったら、真っ先にフォローアップすべき見込み客を抽出し、早速フォローアップを始めます。同時にそれ以外の見込み客へのフォローアップのスケジュールも立てましょう。展示会などで新規見込み客を獲得した場合のフォローアップは、リードナーチャリングをしても良いでしょう。

リードナーチャリングについて
リードナーチャリングとは、まだまだ営業活動をするに値しない見込み客の中から、営業活動をするに値する見込み客を作り出すプロセスです。くわしくは「リードナーチャリングとは?誰でも結果が出せるリードナーチャリングの基本手順」が参考になります。合わせてごらんくださいませ。

展示会後のフォローアップのための打ち合わせは、展示会終了後すぐ、できれば2営業日以内に開催しましょう。展示会の名刺情報をまとめる作業を外注している企業もあります。しかし、このフォローアップだけは、展示会で接触した見込み客があなたの会社や製品名を覚えているうちに、できるだけ素早くすませたいものです。

展示会前に見込み客情報を取り入れる準備をする

マーケティングオートメーションやSFA、CRMなどで顧客管理をしている場合は、展示会で獲得した名刺情報をすぐにこれらのツールに取り込めるように、あらかじめ準備しておきましょう。

マーケティングオートメーションとは
マーケティングオートメーションとは、デジタル領域において、従来の販売促進や営業に関わる業務を効率化や、従来は実現できなかったデータ連携などにより販売促進や営業活動に関わる業務を実現するためのITシステム(クラウドサービス)です。くわしくは「マーケティングオートメーションとは?一番わかりやすい入門編」でまとめました。合わせてごらんくださいませ。

展示会で獲得した名刺情報をデジタル化する場合には、お付き合いのある業者にお願いしてく必要があります。最近では、展示会後に名刺管理ツールで名刺を読み取って、即座にデジタル化する方法もあります。

展示会後にすぐにフォローアップができるように、名刺管理ツールを契約してくなどの展示会前にあらかじめ準備しておくことが大切です。

名刺管理ツールとマーケティングオートメーションの連携
各マーケティングオートメーションは、メジャーな名刺管理ツールと連携しています。例えば、「Kairos3」は「Sansan」や「Camcard」と連携しています。展示会場にこれらの名刺管理ツールを持ち込めば、その場で名刺をデジタル化でき、その日のうちに来場のお礼メールを送ることができます。
https://www.kairosmarketing.net/marketing-automation/features/bizcard-app

さいごに

本記事はいかがでしたでしょうか?みなさまの業務にお役に立てれば幸いです。

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