展示会の案内状や招待状を送って自社ブースの来場者を増やすテクニック

展示会で事前に案内状や招待状を、自社で発信することは意外にも効果があります。

自社主催でのイベントなら自社で案内状や招待状の送付は当然です。しかし、業界イベントの場合には主催者が来場者の集客を行うため、自社で展示会の案内状を送らない企業があります。

展示会の主催者は展示会の会場の集客しか行いません。展示会の来場者はあなたのブースに立ち寄るかどうかわかりません。

展示会であなたのブースへと顧客が足を運ぶかどうかは、まさにあなたの会社の実力や努力次第となります。

展示会で事前の案内状が効果的なワケ

展示会の案内状や招待状の予算を確保していますか？

展示会の集客は通常イベント主催者の役割です。しかし、あなたの会社から見込み客に展示会の案内状や招待状を送ることは大きな意味があります。

あなたの展示会ブースは一等地？そうでなければ案内状の送付は必須

展示会場であなたの会社のブースがメインストリートの最も目立つところには無いでしょう。この一等地は展示会の出展費用が最も高く、大手企業で無い限りメインストリートの目立つ位置にブースを配置するのは難しいです。

したがって、多くの場合には、メインストリートから少し入った場所に展示会のブースを構えることになるでしょう。

展示会ブースがメインストリートから少し奥まったところにある場合は、展示会の案内状や招待状を見込み客に送って、積極的に集客すべきです。

展示会の来場者はあらかじめ訪問先のブースを決める

展示会の案内状や招待状を送る理由は、展示会来場者のタイトなスケジュールにもあります。

最近では展示会の来場者のほとんどは、最大でも半日程度の時間を見積もって展示会場に訪れます。食事後に展示会場を訪れてそのまま直帰したり、朝に直行して食事後に帰社したりするケースが展示会来場ではよくあります。

移動の時間を考えると、展示会の来場者の実質的な展示会場での滞在時間は、おそらく2〜3時間程度でしょう。

そのため、多くの展示会来訪者はあらかじめ展示会に立ち寄る展示ブースを「立ち寄りリスト」として決めます。事前に決めなくても、展示会場の入り口で配布しているパンフレットを眺めて「立ち寄りリスト」を決定します。

展示会来場者の「立ち寄りリスト」に入るよう、展示会の案内状や招待状を送って、あなたの展示会ブースも「立ち寄りリスト」に優先的にいれてもらうように工夫しましょう。

業界の有名企業は展示会の立ち寄りリストの優先企業に

展示会の来訪者が作る「立ち寄りリスト」は、業界の有名企業を優先する傾向にあります。

展示会に来訪した場合、多くの企業では、レポートや上司への報告が必要です。業界の有名企業はレポートに書きやすく、上司も来訪者に直接聞くでしょう。

そのため、展示会の来訪者は業界の有名企業を優先して、展示会の立ち寄りリストに入れます。

あなたは、業界の有名企業で埋められていない残りの立ち寄りリストに入らなくてはなりません。あらかじめ展示会の案内状や招待状を送っておけば、残り少ない立ち寄りリストに入る確率があがります。

展示会の案内状や招待状で集客効果を期待する

展示会の来訪者が事前にあなたの展示会の案内状や招待状を受け取ります。そこで始めてあなたが出展する展示会の存在を知ることもあるでしょう。

展示会の案内状や招待状をみて、展示会の来訪者があなたの展示内容に興味を引けば、あなたのブースに足を運びます。

展示会の案内状や招待状が届く前にその展示会に来場する予定があっても、あなたの会社が出展することを知って「立ち寄りリスト」に加えることもあります。

もし都合が悪く自分で展示会に来場できない場合でも、あなたの展示会の案内状や招待状を転送して、同僚や部下にあなたの出展ブースに立ち寄るようお願いするかもしれません。

展示会の案内状や招待状はメール送信が効果あり

展示会の案内状や招待状はDMでもメールでも送ることができます。メールで展示会の案内状や招待状を送る場合は、同僚や関係者にあなたの展示会の案内状や招待状が簡単に転送できます。

展示会の案内状や招待状は、メール配信すればこのような効果が期待できます。その上、メール配信システムを使えば、展示会の案内状の未開封者にリマインダーを配信するなどして、できるだけ多くの人に案内状を届けることができます。

展示会場での集客に加えて、展示会前に案内状や招待状を送付して、あなたのブースへのより多くの来場者を呼び込むようにしましょう。そのための予算やリソースもあらかじめ確保しておきましょう。

効果の高い展示会案内状の送り方

展示会の案内状の効果を高めるためには、知るべきノウハウとコツがあります。

セグメンテーション別の展示会の案内状をメールで送る

展示会の案内状をメールで送信するなら、セグメンテーション毎に展示会の案内状のコンテンツを変えましょう。通常、セグメンテーションは同じニーズを持つ見込み客の集まりです。そのニーズにあった展示会の案内状の内容にします。

セグメンテーションするメールは、そうでないメールに比べてメールの開封率が2倍近く良くなることが知られています。

展示会の案内状は、セグメンテーション別にメール配信して、競合他社に差をつけましょう。

展示会の案内状メール配信のセグメンテーション

展示会の案内状メール送信のセグメンテーションにはさまざまな方法があります。ここでは、見込み客をシンプルに３つに分類する例を紹介します。

既にあなたの会社の製品やサービスを使っている「既存顧客」、データベースに情報があるがまだ購入したことが無い「見込み顧客」、まだ顧客情報すら持っていない「未知の見込み顧客」を想定します。

それぞれのセグメンテーションに対して展示会の案内状・招待状を届ける方法を考えてみます。

既存顧客の案内状・招待状は担当営業経由で

展示会の案内状を既存顧客に送るときは、担当営業からアプローチしましょう。

案内状や招待状を直接手渡ししても良いし、営業から直接お客さまにメールを送っても良いでしょう。マーケティング部門で展示会の案内状のテンプレートを作れば、担当営業の手間がはぶけます。

メールで展示会の案内状を送信する場合は、部下や同僚への転送も期待できます。

見込み顧客はペルソナに応じた案内状を

見込み客は、まだ自社の顧客ではない、いわゆる潜在顧客を指します。

見込み客への展示会の案内状の送付は、メール配信を活用しましょう。メール配信はコストが安く、同時に受信者が同僚や社内関係者への送付ができるため、波及効果が期待できます。

送信するメールの件名を工夫するなど、できるだけメールの開封率を高める工夫をしてみましょう。

ペルソナを設定し、いくつかのカテゴリーにセグメント分けして、送信する展示会の案内状のコンテンツをニーズに合わせましょう。

よりリッチな情報を見込み顧客に届けたい場合には、展示会専用のランディングページを作成して、展示会の展示に関連する情報を提供してみましょう。

未知の見込み顧客へはランディングページを用意しよう

未知の見込み顧客は、メールアドレスや電話番号などの連絡先がわかりません。この層にアクセスするためには、外部業者などの広告に頼る必要があります。

未知の見込み顧客へのアプローチには、ランディングページが欠かせません。検索連動型の広告でも、メールマガジンのフッタなどの広告を活用する場合でも、ランディングページをその引き込み先のWebページとして活用します。

あなたの会社の製品ページではなく、それとは別に展示会専用のランディングページを作成し、外部リンクや広告の引き込み先とします。ランディングページをみた訪問者が、同僚や知人にシェアできるようSNSのシェアボタンをランディングページには設置しましょう。

展示会専用のランディングページには、展示する製品やソシューションについてできるだけ詳しい情報を提供します。

ニーズが合致した未知の見込み顧客に対して、このような詳しい情報は、「もっと詳しい情報を知りたい」、「実際に担当者と会って話がしたい」という要望を引き出して、あなたの展示会ブースに来ていただきます。

連絡先がわからなくても、展示会の案内状や招待状を送付するのと同様の効果が期待できます。

展示会の案内状や招待状の書き方の例

展示会の案内状や招待状をメールで送る際の文例を紹介します。

件名：△△△△展示会のXXXデモのご案内
株式会社ABC
○○ 様

平素よりお世話になっております。株式会社XYZの□□でございます。

弊社は＜会場場所＞にてY月Z日より開催されます△△△△展示会に弊社ブースを出展する運びとなりました。

展示では、既存の＜製品１＞に加えて、新製品の＜製品２＞の実演デモを行っております。今年は＜得意領域など＞に趣向をこらして社員で力を合わせて準備いたしました。みなさまお誘い合わせの上、是非足をお運びいただきますようお願い申し上げます。

——記——
△△△△展示会のXXXデモのご案内
日時：
場所：
　　住所や地図など
アクセス：＜最寄り駅とそこからの行き方など＞
展示内容：＜あなたのブースの展示内容＞
問い合わせ先：担当＜営業担当者＞
　　　　　　　電話03-0000-0000

展示会場の入場には、入場料が必要です。本日郵送いたしました招待状をご持参頂ければ無料でご入場いただけます。

以上

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株式会社XYZ
□□ 太郎
tel: 090-0000-0000

展示会の案内状や招待状は、自社のテンプレートを作成しましょう。テンプレートをカスタマイズして、セグメンテーション別の展示会案内状を作成すれば、作業の手間が大きく省けます。

まとめ

展示会の案内状や招待状を活用して、より多くの展示会来訪者にあなたのブースに立ち寄ってもらうようにしましょう。展示会の集客は、展示会主催者だけの仕事ではありません。

展示会来訪者の立ち寄りリストに入るよう、展示会の案内状や招待状に工夫をしてみましょう。