忙しいマーケターのための仕事効率化や生産性向上を実現する5つのステップ

2015年01月30日

マーケターは忙しい方が多いですよね。マーケティング部門が忙しい会社は、マーケティング予算が比較的多く、新規営業引き合いを継続的に増やすための先行投資を欠かさない健全であるとも考えられます。

マーケターが素晴らしいアウトプットを出し続ければ、会社の売上アップの機械が増えるため、マーケターの仕事効率化や生産性向上はとても重要です。

仕事の効率化や生産性向上では、仕事(アウトプット)の質とコストと時間に着目します。また、仕事の効率化や生産性の向上は、たった一度の改善でパフォーマンスが著しく改善されません。何回も繰り返し改善を試みることによって、仕事の効率化と生産性が徐々に向上します。

仕事の効率化と生産性の向上は、ここで紹介する5つのステップを繰り返すことをお薦めします。

その結果、徐々に仕事にかかる時間とコストを削減しながら、あなたの仕事やタスクのアウトプットが改善します。まさにマーケターの方、必見です。

1. あなたの全ての仕事を書き出す〜効率化できそうなプロセスをさがす

仕事の効率化や生産性の向上に取り組む時は、必ずあなたの全ての仕事やタスクを紙に書き起こしましょう。紙を使うのは今どきのマーケターっぽくありませんが、このような作業にはデジタルよりも紙などのアナログ方式が向いています。

仕事の効率化や生産性の向上するには、まず最初に必ず全てのタスクを書き出さなくてはいけません。タスクをすべて書きださなければ、時間を短縮したり作業方法を改善するポイントを見落としてしまいます。

2. 必要性が低いプロセスやタスクを排除して仕事の効率化を目指す

次に、仕事の効率化のために書きだしたすべてのタスクをみながらプロセスを分析して、やらなくても仕事の効率や、アウトプットの質に影響が少ないタスクを探し出します。

仕事の効率化でタスクをカットする例として、ある製品の製造ラインを考えます。

この工場では、最近新しい機会を導入しました。その結果、完成した製品の検品で見つけ出す不良品の数は、ここ1ヶ月で全く見当たらなくなりました。しかしながら従来と同様に、完成した製品の検品を出荷前に行っています。

仕事の効率化や生産性の向上の観点でみれば、検品のプロセスはカットできそうです。この工場では、検品をやめても製品の質に影響があまり無いだけでなく、人件費などのコストを抑えるだけでなく、出荷までの時間を短縮できそうです。

短時間でコストを抑えても、アウトプットの質が変わらないならが、確実に仕事の効率化や生産性の向上につながります。

3. プロセス内で待ち時間を減らして仕事の効率化を狙う

仕事効率化や生産性向上では、プロセス内の待ち時間を減らせば、プロセス全体のスピードが大きく改善します。その結果、同じ質のアウツプットをしているにもかかわらず、時間を効率よく使え、人件費も圧縮できます。

特に共同作業の仕事の効率化や生産性の向上では、待ち時間が減らせれば、仕事効率化や生産性の向上に大きな効果が見込めます。

待ち時間を減らしても、生産する製品の質や仕事のアウトプットに影響を与えないことがほとんどです。したがって、プロセスの中で待ち時間を見つけたら、できるだけ待ち時間を減らすようにプロセスを組み替えるよう心がけます。

マーケター個人の仕事でも、業者への仕事の依頼、上司の承認の取得、営業のヒヤリングなど、自分で仕事を進めることができない待ち時間がある仕事の順番をうまく組み替えれば、あなたの仕事の効率化や生産性の向上が見込めます。

4. 仕事効率化のために同時進行できるタスクを探す

さらに仕事の効率化を進めるために、これまで順番にこなしていたタスクから、同時に作業ができそうなものを探します。

2つ以上のタスクを同時進行させるマルチタスキングは、それぞれのタスクにかかる時間を短縮できるため、仕事の効率化につながります。

レースのピットクルーもタイヤを1本ずつ交換しません。プログラムの開発やシステムの構築などあらゆる共同作業で、タスクを同時進行させてプロセスを効率化しています。その結果、仕事の効率化や生産性の向上を実現しています。

5. プロセスを自動化して仕事の効率化を目指す

仕事効率化や生産性の向上では、自動化は欠かせません。決まりきった作業は自動化させて、作業にかかる時間やコストを圧縮しましょう。

機械やソフトウエアを導入して仕事効率化や生産性向上するのは常套手段です。

マーケターの仕事でも、文書作成ソフトや表計算ソフトでマクロを活用したり、メールの自動分類機能で差出人によってフォルダを振り分けてメールを整理するなど、自動化で仕事の効率化や生産性向上ができます。

自動化までいかなくても、マーケターの仕事ならテンプレートの活用もお勧めです。会議の開催通知、議事録の作成、お客さまとのアポや上司の報告など、メールだけでもいろいろとテンプレートが活用できます。メールの場合、作成したメールを「署名」として保存しておけば、簡単にテンプレートを呼び出せます。

まとめ〜忙しいマーケターのための仕事効率化や生産性向上を実現する5つのステップ

仕事効率化や生産性向上を実現する5つのステップを活用して、あなたの仕事のプロセスを見直しましょう。

あなたの仕事のプロセスを見なおしてみましょう。

仕事のプロセスが少なければ、シンプルになり同時に仕事のミスが減ります。その結果、仕事の質の向上につながります。

マーケターだけでなく、誰もがこの方法を十分に活用できる可能性を持っています。あなたも今すぐ取り組んでみてください。

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