労働生産性を向上させるためにすべき5つのタスク〜1日4時間の残業をゼロにしよう

2015年02月15日

労働生産性の向上は、組織により多くのアウトプットをもたらします。労働生産性が改善されれば従業員の残業時間が減り、1日8時間だけ働きながらこれまでの仕事のアウトプットをしっかりと実現できます。

みなさんの労働生産性を上げるために、前置きはこの辺にして早速本編へどうぞ!

労働生産性をピークにする時間を確保する

会社の経営陣は労働生産性との戦いです。会社の経営陣で、早朝にオフィスに来られる方がおおくいらっしゃいます。彼らはオフィスに誰もいない早朝、誰にも邪魔されずに自分の仕事に集中して仕事ができれば、1日の仕事の約8割が片付くことを知っているからです。

家庭の事情で朝早くオフィスに来れない事情もあるでしょう。その場合には、夜9-11時までを労働生産性をピークにする時間としても構いません。中にはこのように時間を確保するエンジニアもいます。

いずれにしても、労働生産性をピークにする時間帯では、電話や面会、メールなど、外部から遮断してでもピークの労働生産性が発揮できる環境を作り仕事に取り組んでみましょう。

何かをしない時間帯を設定して一週間の労働生産性を高める

労働生産性は1日の時間の使い方と大きな関係があります。

1日は誰もが等しく24時間です。そして1日には1時間が24回あります。しかし、各1時間の使い方は自由です。各1時間の使い方によってあなたの労働生産性が決まります。

1日のうちには睡眠や食事も含まれます。全ての1時間をフルに労働生産性を高める必要はありません。あなたの労働生産性を向上するためには、1日や1週間のうちで「やらない時間」を決めることも大事です。

例えば、午後7時以降はメールをしない、週末や休みの日は仕事をしない、なども1つの方法です。

このように仕事をしない時間を定めると、仕事をすると決めた時間内の労働生産性がグッと改善されることがいくつかの研究からもあきらかになっています。

労働生産性を向上するためには、短い時間に一気に集中して働く方法が効果的であり、多くのハイパフォーマーがこれを実践しています。生産性向上では、自分の時間にON/OFFを明確にして、ONはめいいっぱい集中して働くことが求められます。このようにして、仕事の質と労働生産性を同時に改善していきましょう。

労働生産性を高めるためには、短い時間を集中して働き、その一方でOFFの時間をしっかりと休まなくてはなりません。

労働生産性を阻害する会議をできるだけ避ける

十分に注意して会議しなければ、会議の参加者の労働生産性を著しく低下させます。労働生産性が低い会議を10人で2時間開催すれば、組織の労働生産性に大きな影響をあたえます。

会議を有効活用して労働生産性を高めるためには、会議は必要最低限にすべきです。

労働生産性を無駄にしない会議の例

  • 新しいアイデアを生み出すためのブレーンストーミング
  • 新たな組織やプロジェクトの発足・キックオフ
  • 会議でのコミュニケーションによって、参加者から刺激を受け想定以上のアイデアやモチベーションを得られる会議に限定してみましょう。進捗報告会もアイデアや他からの刺激によって、生産性向上につながることもあるかもしれません。ただ、事前にメールで共有された情報を繰り返し発表する進捗報告会では、参加者同士が刺激を受けにくいと言えます。

    タスク別の割り当て時間を決めて労働生産性を高める

    労働生産性の観点から言えば、同時に複数のタスクをするマルチタスクは、1つのみに絞って行うシングルタスクよりも生産性が低いと、いくつかの研究結果からも明らかになっています。

    しかし実際には、シングルタスクで仕事をこなし続ければ別の問題に直面します。

    もしあなたが10の仕事を今日中にやらなくてはならないにも関わらず、時間からみて8個のタスクしかこなせない場合にはどうしますか?

    労働生産性をあげるためには、1つの仕事に使う最大の時間を決めましょう。今、このブログを書くのに30分を設定しています。要点を箇条書きしてから文章を起こしていますが、この30分に含まれるのは箇条書きにした要点から本文を書き起こす時間です。

    通常は30分で3,000文字程度の記事を書くことをめざしています。時間をみながら、30分で定まる程度の分量で仕上げるようにしています。

    ひとつのタスクに割り当てる最大の時間を設定すれば、他のタスクにかかる時間をしっかり生み出せ、あなたのする仕事の全体の労働生産性が良くなります。

    じっくり考える時間をつくって労働生産性をあげる

    労働生産性と無関係にみえますが、1日に数十分をじっくり考える時間に当てると、あなたの労働生産性が改善します。

    寝る前に1日にあったことを見返してみたり、朝自分のやることリストを眺めながら瞑想してみたり、できれば15-30分くらいひとりでじっくり考える時間をとってみましょう。この時間で、あなたの仕事の質が向上し、そしてあなたの労働生産性を高めます。

    あの松下幸之助さんも、寝る前の時間で1日をレビューし、前日より0.1%でも改善するために考えていたと言われています。

    忙しくなるとじっくり考える時間をなかなか取れませんが、じっくり考える時間に使った2倍以上の時間の短縮につながります。そして、あなたの考えもブレないし、より正しい決断もできます。

    まとめ|労働生産性を向上させるためにすべき5つのタスク

    労働生産性をグッと高めるために毎日気にかけたいことを5つに絞り込んでみました

    ここで紹介した労働生産性を高める5つのタスクは、あなたのアウトプットを改善し、一日の残業時間を限りなくゼロにして、残業なくこれまで以上の仕事の結果を残します。

    是非実践してみてください。