コミュニケーション能力をグングン伸ばすための秘訣とは

2017年08月30日

コミュニケーション能力はビジネスで最も大切です。マーケターや営業担当者であれば、仕事で最も使うスキルがコミュニケーション能力です。

コミュニケーション能力を高めることで、仕事がスムーズに進むだけでなく、あなたの仕事のスキルが向上します。

みなさまがコミュニケーション能力をつけるためのコツやヒントをまとめました。ご参考になると幸いです。

仕事におけるコミュニケーション能力の大切さ

会議やプレゼン発表などの発言の場であっても、報告書・レポートの作成や製品資料・提案書の作成などの文章を書く場合であっても、あなたのコミュニケーション能力でアウトプットに差がつきます。

コミュニケーション能力の大切さは、経団連が毎年発表している企業が学生に求める力の1位に「コミュニケーション能力」があることからも、うかがうことができます。

マーケティングや営業など、お客さまとコミュニケーションが必要な役割や部門では、コミュニケーション能力の高さがより重要です。コミュニケーション能力の高さが、組織や会社の売上やブランド力を左右するからです

まずはコミュニケーションの原理・原則を知ることからはじめよう

コミュニケーション能力を高めるための研修を多くの企業で導入しているものの、依然として多くの人がコミュニケーション能力にまだまだ不安を抱えています。

会議での発言、ディベート(議論)や文章作成、プレゼンテーションなどでは、コミュニケーション能力が不足していると感じる機会が多くなります。

コミュニケーション能力の使い方は、仕事においてもその場面毎に異なります。場面毎にコミュニケーションのやり方が異なってくることを知っておくことが、コミュニケーション能力を高めるための第一歩です。

例えば、会議や議論、連絡や報告など、その場面でどんなコミュニケーションをとるべきかをしっかりと理解しておくことで、事前準備における資料作成、文章作成、報告書などのツールの作り方が工夫できると同時に、実際の場面であなたのコミュニケーション能力をフルに活用して大きな成果につながることでしょう。

場面を意識したコミュニケーションを考える

全てのコミュニケーションには「状況」や「場面」設定が必要です。

例えば、プレゼンテーションの場面を考えてみても、会社の代表として話す場合と、とある担当者として話す場合では、コミュニケーションのアプローチ、つまりプレゼンのメッセージ、メッセージに伴うストーリーラインが大きく変わるはずです。

会議の場合でも、出席者(聞き手)に合わせたコミュニケーションの方法があります。

経営陣のいない会議において、経営改善中心のトピックを現場の技術者にすべきではありません。誰もが当事者ではないからです。それよりも、現場の課題や解決策の模索などをあなたの発言におけるトピックにした方が、会議そのものの生産性が高くなります。

コミュニケーションが発生する「状況」や「場面」をこれまで以上に意識することこそが、高いコミュニケーション能力を身につける近道です。

では一体、コミュニケーションの「状況」や「場面」の設定では、どのようなことに留意すべきでしょうか。

5つの要素を意識してコミュニケーション能力を改善する

コミュニケーション能力を高めるためには、コミュニケーションに必要な状況の要素を想定すべきです。やみくもにコミュニケーションの状況を想定しても、なかなかうまくいきません。

そもそも、コミュニケーションには大事な5つの要素があります。

要素 概要
トピック コミュニケーションの中心となる話題。複数存在する場合には、トピック別に状況の設定を分割してみよう
結び(結論) トピックの結びとなる、あなたの主張・論点である。
話し手 コミュニケーションの発信者。自分自身がコミュニケーションを取る際には、話し手は自分になるのは自明だ。ここでは、話し手の立場を設定してほしい。つまり、なぜあなたが話すのか?を明確にする。
聞き手 コミュニケーションの受信者。話し手と同様、立場を設定してほしい。結びにと聞き手はマッチしているか?
聞き手に促したい行動 あなたの結び(結論)に賛同した聞き手が次にとって欲しい行動
コミュニケーションの5つの要素について
上記で紹介したコミュニケーションの5つの要素は、筆者が新人の頃に読んだ「ロジカル・ライティング」という照屋さんが書いた本から学びました。コミュニケーション能力を改善したい!と思う方は、ぜひ読んでください。おすすめです。

仕事では、あなたがコミュニケーションをとる理由のほとんどは、「聞き手に促したい行動」があるからではないでしょうか?つまり、「聞き手に促したい行動」をしっかりと伝えることが、あなたのコミュニケーションのアウトプットの中核です。

しかしながら、コミュニケーションにおいて、聞き手に促したい行動が欠落していることはよくあります。「いったい、何をして欲しいんだろう?」と感じることがありませんか?

あなたのコミュニケーション能力を高めるには、「場面」「状況」を正しく設定して、その上で、コミュニケーションの5つの要素を意識することが欠かせません。

コミュニケーション能力の改善のためのヒント

コミュニケーションでは、特に「聞き手に促したい行動」を意識しましょう。日頃の仕事の中であなたのコミュニケーション能力を高めるためのヒントをご紹介します。

「それで?」を避ける

「聞き手に促したい行動」が明確でないコミュニケーションは、聞き手が話を聞いた際に、「それで?」となりやすいです。

「聞き手に促したい行動」が明確になっていれば、話し手、トピック、結びも明確になります。聞き手にしっかりと行動が促せることは、コミュニケーション能力の高さが欠かせません。

コミュニケーションのトピックの設定をしっかりと

コミュニケーションにおけるトピックも比較的あいまいになりがちです。

「お客さまサポート品質について」などのトピックを例にしてみます。

コミュニケーションのトピックは品質であることは間違いありません。しかし、もう一歩踏み込むと、コミュニケーションのトピックがより明確になります。

サポートの質が問題なのか、サポートにかかる時間なのか、サポート担当者の勤務態度や労働環境の問題なのか、このあたりを明確にすればもっと理解しやすいコミュニケーションのトピックになるでしょう。

コミュニケーションのトピックと結び(結論)の関係性を意識する

コミュニケーションのトピックを質問として、それに対する答えを「結び(結論)」とすれば、コミュニケーションの構造がよりはっきりしてきます。より明確なコミュニケーションとなり、あなたのコミュニケーション能力の改善につながります。

例えば、「導入時のサポートにかかるコストが利益を圧迫しているのではないか?」という問いに対して、「他社との比較や、過去と比べたコストの上昇などの観点から、コストをもっと押さえるべきである」と結論に導くことができます。

コミュニケーションにおけるトピックは「導入時のサポートコスト削減の手順」などと設定してみてはいかがでしょうか。

コミュニケーションにおける聞き手に促したい行動も、これまで以上に明確になるでしょう。

さいごに

コミュニケーション能力を高めるためには、常にコミュニケーションの状況を構成する要素を意識し、コミュニケーションの質を高くする努力を怠らないようにしましょう。

コミュニケーション能力は、頭でわかっただけでは身についたとは言えません。日々の仕事の中で、頭で覚えたことを体現していくことが、コミュニケーション能力を高くするための唯一の方法です。

スポーツ競技に少し似ていますね。

常にコミュニケーション能力を高めるための工夫を意識すれば、例えメール一通や、報告書ひとつでも、これまでよりもあなたのアウトプットの質が高くなるのではないでしょうか。

(2013年09月24日に書かれた記事を編集しました)

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