コミュニケーション能力を高めるたったひとつのコツ(ビジネス編)

2013年09月24日

コミュニケーション能力はビジネスで最も大事であると言っても過言でない。

会議やプレゼン発表などの発言の場であっても、報告書・レポートの作成や製品資料・提案書の作成などの文章を書く場合であっても、コミュニケーション能力で、アウトプットに差がつく。事実、経団連が毎年発表している企業が学生に求める力の1位に「コミュニケーション能力」がランキングされる。

マーケティングや営業などで顧客接点となりやすい部門では、コミュニケーション能力の高さが組織や会社の売上げやブランド力を左右する。そのため、コミュニケーション能力は、マーケティングや営業部門ではより重視される。

多くの企業でコミュニケーション能力を高めるための研修をしているが、多くの人がコミュニケーション能力不足に悩みを抱えている。特に、会議での発言、ディベート(議論)や文章作成、プレゼンテーションなどでは、コミュニケーション能力が不足していると感じることが多い。

このような場面でのコミュニケーション能力を、意識的に高めるためには、コミュニケーションの原則を知るべきである。仕事での資料作成、文章作成、報告書、会議などで大きな成果を発揮するだろう。

コミュニケーションの状況の正しい設定がコミュニケーション能力を左右する

全てのコミュニケーションには「状況」設定が必要である。

例えば、プレゼンテーションの場面を考えてみても、会社の代表として話す場合と、一技術者ととして話す場合とでは、コミュニケーションのアプローチ、つまりプレゼンのストーリーラインが大きく変わるはずだ。

また、会議の場合でも、出席者(聞き手)に合わせたコミュニケーションの方法がある。あなたは、経営改善中心のトピックを現場の技術者にすべきではないだろう。現場の課題と解決策の模索などをトピックにした方がより生産性の高い会議となる。

このように、コミュニケーションの前にコミュニケーションが発生する「状況」を意識できれば、ワンラク質の高いコミュニケーション能力を身につける近道になる。

では一体、コミュニケーションの「状況」設定では、どのような要素を検討すべきだろうか?

コミュニケーション能力を高めるために意識すべき5つの要素

コミュニケーション能力を高めるためには、コミュニケーションに必要な状況の要素を想定すべきだ。やみくもにコミュニケーションの状況を想定しても、なかなかうまくいかない。

コミュニケーションには大事な5つの要素がある。

要素 概要
トピック コミュニケーションの中心となる話題。複数存在する場合には、トピック別に状況の設定を分割してみよう
結び(結論) トピックの結びとなる、あなたの主張・論点である。
話し手 コミュニケーションの発信者。自分自身がコミュニケーションを取る際には、話し手は自分になるのは自明だ。ここでは、話し手の立場を設定してほしい。つまり、なぜあなたが話すのか?を明確にする。
聞き手 コミュニケーションの受信者。話し手と同様、立場を設定してほしい。結びにと聞き手はマッチしているか?
聞き手に促したい行動 あなたの結び(結論)に賛同した聞き手が次にとって欲しい行動

特にビジネスにおいて、あなたがコミュニケーションをとる理由のほとんどは、「聞き手に促したい行動」があるからではないだろうか?ビジネスであるから、アウトプットを生み出すこの行動は非常に当たり前ではあるものの、聞き手に促したい行動が欠落しているコミュニケーションはよく見かける。

コミュニケーション能力を高めるには、常にコミュニケーションの5つの要素を意識して状況設定をしなくてはならない。状況に応じた、ふさわしいコミュニケーションを組立ててほしい。

ワンランク上のコミュニケーション能力のために

コミュニケーション能力を高めるためにはいくつかのコツがある。

コミュニケーションでは、特に「聞き手に促したい行動」を必ず意識してコミュニケーションを設計してみよう。「聞き手に促したい行動」が無い、もしくは明確でないコミュニケーションは、聞き手が話を聞いた際に、「それで?」となりやすい。「聞き手に促したい行動」が明確になっていれば、話し手、トピック、結びも明確になる。

トピックも比較的あいまいになりがちだ。「出荷時の品質検査について」などのトピックを例にしてみよう。トピックは品質であることは間違いないが、もう一歩踏み込むとテーマがより明確になる。品質検査の質が問題なのか、コストもしくはかかる時間なのか、明確にすればもっと理解しやすいトピックになるだろう。

コミュニケーションのトピックを、質問にし、それに対する答えを「結び(結論)」とすれば、コミュニケーションの構造がよりはっきりしてくる。

例えば、「出荷時の品質検査のコストが事業利益を圧迫しているのではないか?という問いに対して、「他社とのベンチマークや時系列でのコストの上昇などの観点から、コストをもっと押さえるべきである」と結論に導ける。その場合には、トピックは「出荷時の品質検査のコストの最適化へのアプローチ」などと設定してみてはいかがだろうか?聞き手に促したい行動も明確だ。まずは検証するか、同意が得られれば方法を明確にし、実行するなどとなるだろう。

まとめ:コミュニケーション能力の向上

コミュニケーション能力を高めるためには、常にコミュニケーションの状況を構成する要素を意識し、コミュニケーションの質を高く保ってほしい。

何について、誰が、何のために、誰に向かって、発言・プレゼンをするのか検討してほしい。

このようなクセがつけば、例えメール一通や、報告書ひとつでも、これまでよりも質が上がるのではないだろうか?

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