【Kairos3事例取材】御茶ノ水ソラシティカンファレンスセンターに行ってきました

2017年01月24日

みなさん、こんにちは。カイロスマーケティング株式会社の取材チームです。

今回は、自社のイベント(セミナーなど)の集客からフォローアップでマーケティングオートメーションをうまく活用している株式会社インフィールドさんにうかがって、お話を聞いてきました。

特に、イベント担当者さま必見です。

今回取材した株式会社インフィールド様について

今回の「Kairos3」の事例取材では、御茶ノ水駅から徒歩1分にある御茶ノ水ソラシティカンファレンスセンターにおうかがいしてきました。ソラシティカンファレンスセンターは、株式会社インフィールドさんが運営する施設の1つです。

取材に対応していただきましたのは、同ソラシティカンファレンスセンターでのコーディネーターをしております初瀬さまです。

—貴社、株式会社インフィールドの事業について教えてください。

株式会社インフィールドは、貸しホールや貸し会議室の運営・管理だけでなく、企画設計からプラニング、コンサルティングまでを手がける事業を展開しています。

2017年1月現在で、都内で6箇所の施設を運営しています。どの施設も立地が良く、提供するサービスも当社のスタッフもお客さまから高い評価をいただいておリます。

私たちコーディネーターは、各施設に常駐しており、施設ごとにお客さまのサポートをしております。

—立地も良くサービスも良いのであれば、リピーターのご利用は多そうですね。

確かに一度使っていただいたお客さまの満足度は高く、立地を含めて他の施設との差別化になっていると思います。

しかしながら、当社の事業をもっと拡大していくためには、別の施策が必要だったと考えていました。

自社で手作りの「体験型」イベントをやってみたい。そのためには仕組みが必要でした

—どんな施策を検討していたのでしょうか?

この会場と私たちの提供するサービスをもっと知っていただくために、自社でセミナー運営についてのイベントを実施することにしました。自社でセミナーなどを計画しているお客さまが実際に来場して体験していただくことで、イメージを持ってもらいやすくなるのでは?と考えたのです。

もともとお客さまに満足いただいていることはわかっていました。しかしそれだけでは差別化につながりません。お客さまにはわたしたちが提供するさまざまなサービスを体験していただきたいと思っていました。

何もかも全てそろったイベントではなく、自社で手作りしたイベントを通じてみなさんに当社の提供するサービスを体験していただきたいと考えていました。集客から当日の運用、セミナー後のフォローアップまで、私たちが自ら手作りでやってみたかったのです。

そうすることで来場者の方に「あ、自分でもこんな会場を今よりも気軽に使えるんだな」と、感じていただきたかった、そういうお客さま視点の想いで企画しました。

当社はこのようにWebで体験に近いような情報提供をしていましたが、これではまだまだであると思っていました。

—貴社にとって新しい取り組みですね

そうですね。当社はイベントの運営に自信があります。ただ、お客さまがやっている準備やイベント後のフォローアップに関しては、経験豊富とは言えません。そのため、イベント運営以外の仕事、つまり、準備や来場者へのフォローアップについてはお客さまのニーズをしっかりと把握していたとはいえませんでした。

もちろんお客さまに直接確認する方法もありました。ただ、お客さんは本当の欲しいものを自分自身で理解し、それを的確に教えてくれるとは限らないという懸念もありました。

—体験していただくことが貴社のイベントの目的だったのですね。

まさにそうです。イベントは前回と同じ形にしてできるだけ手間を省きたい、と考えているお客さまも多いでしょう。当社のWebページやコーディネーターが新しいサービスのご提案を説明するだけでは、確かにイメージがわきにくいと思います。そのために実際に来場、参加いただいて体験してもらうことが必要だったのです。

一方で、イベントには時間にも場所にも限りがあり、すべてのサービスを同時に体験していただくことは難しい現実があります。どのサービスを当社のイベントで盛り込むかも考えなくてはなりませんでした。

—お客さま視点で考えた結果生まれたアイデアが素晴らしいです

お客さまの視点に立って色々と考えた結果、イベント会場の体験以外でも、イベントには集客やフォローアップがあることを忘れてはいけないと思いました。当日の雰囲気だけでなく、事前の集客やセミナー登録、イベント後のフォローアップまでを参加していただくお客さまが簡単にする仕組みも紹介したいと思っていました。イベントは会場だけではありません。イベントの準備からフォローまでがお客さまの立場ではイベントに当たります。

つまり、セミナー参加登録のためのフォーム、集客やフォローアップのためのメール配信、お客さま情報を記録するための顧客管理の3つの仕組みを整える必要がありました。

マーケティングオートメーションに出会った

—そこで実際にソリューションを探し始めたと

情報収集を始めると、自社イベントの実現するための登録フォームや集客に活用するツールはマーケティングオートメーションが良いのではないか、という結論にいたりました。当社にとって必要な機能の全てがマーケティングオートメーションにはあったからです。

ただ、調べるにつれてマーケティングオートメーションは初期費用も月額費用も高く、お客さまに気軽に紹介できる仕組みではないことがわかってきました。

さらに情報収集を進める中で、カイロスマーケティング株式会社が提供する「Kairos3」を見つけました。「Kairos3」は初期費用も月額費用も他社を圧倒していて、セミナーの集客とフォローアップするための必要な機能がすべてそろっていました。これならセミナーを開催しようとしているお客さまにも紹介できると実感しました。

すぐに連絡をしてデモを見せていただくことにしました。

—マーケティングオートメーション「Kairos3」のデモを見て、発見がありましたか?

こちらから連絡したらすぐに担当営業者から連絡がありました。早速デモの段取りを取っていただけました。

これまで使ってきたツールと比べると、初めてでもすぐに使えるように工夫された使い勝手に驚きました。営業担当者の説明もていねいで、デモの中で当社にとって最適な使い方のアドバイスもいただけました。

とにかく初期費用が1万円で、月額費用も5,000円〜と、当社が企画していたイベントのお客さまにも十分に使っていただける価格帯であり、これが私の求めていたソリューションだと確信しました。

正直、クラウドサービスだし、ちょっと使ってみて想像していたものと異なる場合は簡単に解約もできるので、まずは使ってみようと思いました。

マーケティングオートメーションの導入は思ったよりもスムーズだった

—実際に導入してみていかがでしたか?

まずは自社イベントの登録フォームを作成してみました。設定画面上の説明やチュートリアルをみながら、自力でたったの20分で自分では無理だと思っていたフォームの作成ができました。「Kairos3」を使うのは初めてだったけど、スムーズに作成できたと思っています。これまで登録フォームの作成は外部業者に作成依頼していたのですが、「Kairos3」を使うと「こんなに簡単にできるのか」と実感しました。

きっと私は、この驚きや発見を、自社のイベントを通じてお客さまに体験して欲しいのだと再確認できました。

—自社イベントの集客はいかがでしたか?

登録フォーム作成に続いて、メール配信機能を使って集客を始めました。業務でメールは書いていたので、案内文の作成はスムーズに進みました。最初はまずまずの反応がありました。しかし、最初のメール配信だけでは自社イベントに十分な集客ができませんでした。

追加の2回目のメール集客の準備をしている時に、カイロスマーケティングの営業さんが言っていたことを思い出しました。メール配信の差出人を当社の営業担当者名にしてみました。すると、メールの反応率が2倍になり、スムーズに集客が進み、私が自分で作ったフォームからセミナーの参加登録をしていただけました。

自分で手作りしたメールとフォームでお客さんを集客できるなんて、なんだか不思議な感覚でした。

—手作りするとなんだか愛情がわきますよね。わかります。

そうですね。あまりにも愛情がわきすぎまして(笑)。

そのうち、登録していただいたお客さまが、登録前にどんなWebページを見ていたかも調べるようになりました。するとあることに気づいたのです。

お客さまのニーズが見えてきたことが転換点に

—何に気づいたのでしょうか?

参加登録いただいた多くのお客さまがケータリングに興味があることです。「Kairos3」には作成したフォームの登録前後に当社のどのWebページを見ていたかわかる機能があります。この機能を使って登録者の行動を見ていたところ、登録いただいた多くの方がケータリングサービスに関連する当社のWebページを見ている方が多いことがわかりました。

初回のイベントでは、ケータリングについては説明程度にとどまっていたのですが、次回のイベントでは当社が提供できるケータリングサービスを実際に体験してもらおうと思い、すぐに実行に移しました。

—結果はいかがでしたか?

ケータリングの体験は思ったよりも好評でした。アンケート用のフォームも「Kairos3」で作り、参加者の声を聞いて見ました。ケータリングの体験は想像以上の好評でした。

同様の方法で、お客さまのニーズを探りながら、自社イベントの改良を続けました。

効果検証のために、「Kairos3」でアンケートフォームを作りイベントの参加者の声を聞くようにしました。

当社のイベントに「また来たい」という方がほぼ100%になりました。

—ほぼ100%ですか?

そうです。おそらく次のイベントには同僚や関係者も連れていただいているのだと思います。自社イベントの集客はずいぶんと楽になりました。

また「Kairos3」を使って、こうやって集客しているんです。と共有することで、それなら自分たちだけでやってみよう、というお客さまも増えていると思います。

こうした施策が、当社のイベント施設の稼働率につながっていると思います。

元々当社のイベントホールは高い稼働率を維持していたのですが、その稼働率が「Kairos3」を導入してから15ポイントも向上しました。これは非常に大きな効果でした。

この成功を事業に活かすための今後の展望

—今後の展望をお聞かせください

当社では、2017年に赤坂にカンファレンスホールをオープンする予定です。赤坂の施設でも同様のイベントを開催して、稼働率の向上に努めていきたいと思っています。

—最後に、貴社のイベントについて教えてください

次のイベントは2/14(火)になります。ケータリングから会場の雰囲気まで色々と体験していただけるイベントを開催します。

セミナーやイベント、社内の研修や催し事を担当の方は必見です。実際の会場利用風景をご内覧いただける貴重な機会です。

ご興味のある方は、ソラシティカンファレンスセンターの「ソラシティカンファレンス2017  ~チョコっとだけ得した気分になる日スペシャル~」から事前登録くださいませ。

ソラシティカンファレンス2017について
ソラシティカンファレンスセンターさまが主催する、イベント担当者さま向けの体験型のイベントです。実際に体験できるだけでなく、同じ仕事を持つ方との交流の場もあるようです。「仕事終わりの「一杯」と新しい出会いや発見を「いっぱい」ご用意し、皆様の来場をお待ちしております。」とのことです!
ソラシティカンファレンス2017  ~チョコっとだけ得した気分になる日スペシャル~

取材をおえた感想

今回取材を通じて感じたことは、イベントは企画だけでなく集客から運営、そしてフォローアップまでの全てをもって成立することです。

株式会社インフィールドの初瀬さまは、イベント会場を運営するだけでなく、御茶ノ水ソラシティカンファレンスセンターをご利用いただく方にイベントがもっと身近に企画・運営できる仕組みを考えていらっしゃることに感銘を受けました。

セミナーやイベント担当者の方は是非「体験型」のソラシティカンファレンスセンターさまが実施する体験型のイベントに顔を出してみてはいかがでしょうか?

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