ビジネスメールであまり知られていない5つのお約束

2014年10月15日

メールはビジネスで最もよく使われるコミュニケーションの手法の1つです。中には1日に100通以上のメールをやりとりする人もいます。

ビジネスメールはよく使われるコミュニケーションツールであるにも関わらず、まだまだ使い方には改善の余地がありそうです。受信したビジネスメールを読んで、何をしてよいか不明確な経験はありませんか?

ここで紹介するビジネスメールのコツは、誰にでもすぐに取りかかれる上に、ビジネスメールの受信者の反応を最大にします。紹介するビジネスメールのコツのうち、すぐに実行できるものは今日からでも是非試してみてください。

1.ビジネスメールを書く前に、そのビジネスメール送る理由を再確認する

あなたがビジネスメールを送る理由は、ビジネスメールの受信者に何らかの意思決定をしてもらうためです。

ビジネスメールをおくる相手に何に対して意思決定をしてもらいたいか、ビジネスメールを書く前にもう一度確認しましょう。

2.ビジネスメールの冒頭にあなたの最も言いたいことを書く

ビジネスメールであなたが最も言いたい事、伝えたい事は、相手がそのビジネスメールを読んだ結果、相手に促したい行動です。

私たちは学校で、文章はまず導入部を書いて、最後は結論で締めくくると学んできました。ビジネスメールでは、このような文章の書き方は推奨できません。

ビジネスメールの場合、あなたが至った結論の背景やその理由を説明した長文をじっくり読んでくれる人はごく少数です。あなたの結論に至った理由やその背景を相手に知らせる必要がなければ、ビジネスメールの冒頭で結論を述べて、ビジネスメールの本文をスッキリさせます。

ひとつビジネスメールの例を取ってみます。あなたが上司に有給の申請をするとします。

☓悪い例:
○○さん

ひょっとしたら既にご存知かもしれませんが、ここのところあまり体調がよくありません。食事に気をつけたり、睡眠を十分にとるように心がけてきましたが、あまり改善しません。

そこで来週の月曜日に有給をいただいて、週末と月曜日をつかってリフレッシュをしたいと考えております。

お手数ですが、有給のご承認を頂くことは可能でしょうか?

よろしくお願いいたします。

もう一つ例を上げてみましょう。こちらのビジネスメールはいかがでしょうか?

◯ 良い例:
○○さん

来週の月曜日に有給を取りたいと思います。ご承認頂けますでしょうか?
週末と月曜日を使って3日間でリフレッシュして体調を整えたいと思います。

よろしくお願いします。

3.ビジネスメールの本文を簡潔にする

ビジネスメールの冒頭で最も言いたいことを書いたら、ビジネスメールの本文を作成しましょう。ビジネスメール本文では、あなたが言いたいことの要点が簡潔にまとまっていれば読み手にとって非常にわかりやすくなります。

ビジネスメールの本文を簡潔にまとめるためには、シンプルな表現と箇条書きをうまく使いながら、意味のある短い文節に区切るだけです。

それでは例を見てみましょう。

☓ 悪い例:
最近発表された厚生労働省のデータによれば、体調の悪化と休暇のとり方には非常に大きな関係があると報告されていました。多くの企業でも従業員の休みの取り方と、仕事のパフォーマンスの関係性に着目して、従業員に有給を推奨する傾向にあります。我々も、このような取り組みをして、部門全体のパフォーマンス向上に取り組みたいと考えております。

上記に比べて次の例はいかがでしょう?

◯ 良い例:
従業員はもっと多くの有給を取るべきです。

  • 体調の悪化と消化する有給数には深い関連があることが知られています。
  • 有給消化が増えても部門全体のパフォーマンスに大きく影響しません。むしろ良くなると想定されます。
  • 4.ビジネスメールをファクトで味付けする

    数字や事実(ファクト)は、ビジネスメールの本文から曖昧さを無くして、文章の表現を引き締めます。具体的な表現や数字、事実を入れながらあなたの言いたいことをより明確にしましょう。

    形容詞や副詞を多用して、大げさな表現にしても文章の曖昧さは決して無くなりません。下の例をご覧ください。

    ☓ 悪い例:

    体調の悪化と休暇のとり方には切っても切り離せない非常に密接な関係があります。

    ◯ 良い例:
    従業員が有給を20%多くとる企業は、健康な状態の従業員が40%増える事が知られています。

    5.ビジネスメールの文末で相手のアクションを求める

    ビジネスメールの結論とは、相手に決定促すこと。つまり、相手に何かを意思決定して実際に行動してもらうことです。

    ビジネスメールの冒頭で、あなたが最も言いたい事を書きます。そしてビジネスメールの最後にもう一度相手に促したい行動について触れましょう。

    ビジネスメールの文中で、あなたは相手から同意を得るために、前述の方法を使って相手を説得をします。当然最後は、相手に促したい行動を「明確に」書かなくてはなりません。

    それではビジネスメールの文末の2つの例をみてみましょう。

    ☓ 悪い例:
    本件のご理解とご協力をよろしくお願いいたします。

    ◯ 良い例:
    本メールにご承認の旨をご返信頂けましたら、すぐにこの提案内容を進めます。

    いかがでしょうか。

    5.ビジネスメールの件名には相手のメリットを書く

    ビジネスメールの件名は、ビジネスメールの中でも最も重要な要素です。ビジネスメールの件名は、あなたの主張、本文での論理展開、文末でのアクションを検討した上で考えましょう。

    ビジネスメールの件名では、相手の興味関心を引きつけて、あなたのビジネスメールを開封してもらわなくてはなりません。

    それだけでなく、ビジネスメールの件名には、あなたが相手から同意を得たい内容、つまり結論を少し匂わせる必要があります。

    この二つを同時に解決するのが、受信者のメリットです。

    ☓ 悪い例:
    来週月曜日の有給

    ◯ 良い例:
    リフレッシュのための有給取得ご承認のお願い

    まとめ|ビジネスメールであまり知られていない5つのお約束

    ここで紹介したたった5つのビジネスメールのお約束ごとを守るだけで、ビジネスメールを使ったコミュニケーションの質がグッとあがります。5つのお約束ごとは、どれも難しいことではありません。ちょっとした心がけで、あなたのビジネスメールが大幅に改善されるでしょう。

    特に営業などのお客さまとのコミュニケーションでは売上につながることもあります。取り掛かれるものから今すぐにでも実践してみましょう。

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