会議の進め方のルール10選〜会議の生産性を上げるための運用方法

2014年08月29日

会議を上手に進めるためには、会議のエチケットを守るべきです。進め方が丈夫な会議では、短時間に適切な結論を生み出し、仕事の生産性を格段に向上します。

会議の進め方の実際はそうではありません。約半数が会議を無駄を思っている、というアンケート結果もあるくらいです。

会議は社内だけに留まりません。お客さまや協業相手、仕入先など、あなたの仕事でも多くの会議が必要です。特にマーケターや営業担当などは、会議を進める立場になることも多いでしょう。

会議をうまく進められれば、会議の生産性が向上することはもちろん、あなたの仕事の生産性も向上します。

今日は、会議を上手に進めるための10のルールをご紹介します。

1.開催する会議の目的とゴールを事前に決める

あなたが進める会議に明確な目的とゴールがあれば、重要性、参加者、位置づけなどの会議のトーンや方向性が決まります。会議の目的とゴールは、誰にも分かるよう具体的であるべきです。そしてゴールは測定できるものが望ましいでしょう。

会議の目的が「ブレーンストーミング(アイデア出し)」であるなら、会議の参加者には事前にアイデアを出してきてもらうようお願いすべきです。

このように会議の目的とゴールを設定を設定すれば、招集から実際の会議までスムーズに進みます。

2.会議の必要性を今一度問いなおしてみる

会議のコストは意外にも高いものです。日本の平均給与から算出される平均時給は約2,000円です。10人が参加する会議では2万円の人件費がかかります。役職者が出席する会議では、この限りではありません。

今一度会議の目的とゴールと一緒に「この会議は本当に開催すべきか?」を自分自身に問いなおしてみましょう。メールや電話や個別打ち合わせなど、会議を開催しなくても解決する手段があるかもしれません。代替手段であなたが検討していた会議のゴールを満たせるなら、会議の開催は見送りましょう。

3.アジェンダの意思決定者を会議に招集する

生産性の高い会議では、意思決定者の参加が不可欠です。もし意思決定者が参加できなければ、その意思決定の代理の方に参加してもらいましょう。

会議で何も決まらなければ、その会議の生産性は激減してしまいます。

4.戦略的に会議をスケジュールする

会議の参加者が、会議に100%集中もらうなら、月曜日や休み明けの朝は避けるべきでしょう。参加者は週末のメールのキャッチアップや部門などの定例会に忙しいはずです。同様に金曜日の午後も避けるべきです。週末をしっかりと休もうと、手持ちの仕事を全力で片付けようとします。

こそこそと会議中にメールを処理したり、ソワソワする参加者も少なくありません。大事な会議はこれらの時間帯を避けるようにしましょう。

5.開始時刻と終了時刻を事前に設定して会議を進める

ダラダラと長時間続く会議は、参加者の集中力を損ない、徐々に生産性が落ちていきます。人の集中力が持続する時間はあなたが思っているより長くありません。

なによりも、時間は貴重です。会議の生産性を高く保つために、時間通りに始まって時間通りに終わるよう、会議を進めましょう。

6.会議を進めるにあたっての事前資料を活用する

定期的に開催する会議は、スタッフ間のコミュニケーションと、現状の共有が目的です。これはおおよそ15分以内におさめたいものです。15分に時間を収めるために、自身の報告のポイントを絞り込んだり、事前にメールでアウトラインの報告、配布資料の活用が考えられます。

事前に配布できれば、会議の目的とゴールを短時間で達成できます。

7.会議のアジェンダと会議を進める上での優先順位を決める

会議のアジェンダの各項目はイシューであるべきです。イシューとは「考え論じるべきこと」です。

会議のアジェンダの中で重要なイシューは、会議の早い時間帯でしっかりと議論しましょう。決して最も重要な会議のアジェンダを最後にしてはなりません。もし参加者の誰かが会議を早く抜けなくてはならなくても、会議の主な目的は達成できるでしょう。

8.アジェンダに従って会議を進める

会議のアジェンダは、その日の会議の進め方のフレームワークです。アジェンダに沿って会議を進めるように心がけましょう。人の会話には脱線がつきものです。しかし、会議の議論が脱線すると、会議の参加者すべての時間が無駄になります。

もしアジェンダには関係ない余分な議論に発展したら、別の時間で会議を設定したり、会議後に話すことを促しましょう。元通りアジェンダに沿って会議が順調に進み出すでしょう。

9.会議での説明が難しい場合の対処

参加者の多くにとってなかなか理解し難い、なにかキーとなるコンセプトやアイデアを説明する時は、簡単なストーリーや説明をつけると効果的です。

会議の参加者の理解が短時間に深まり、質疑応答や議論の質がグッとあがります。

10.会議の最後にまとめをおこなう

会議の最後に、その会議の決議事項や、そしてフォローアップが必要な項目と担当者、完了目処の期限についてサマリーしましょう。会議に参加者の宿題事項を明確にして、次のアクションへとつなげます。

必要ならフォローアップのための会議を、全員が揃っているその場で設定してしまいましょう。

まとめ|会議の進め方のルール10選~会議の生産性を上げるための運用方法

会議の生産性をあげるためには、気配りだけでなく会議そのものを制御しなくてはなりません。まずは会議の目的を決めて、それを徹底し、ゴールを達成したら総括して直ちに終了します。

マーケティングや営業部門では、自らが会議を主催することも少なくありません。ここで紹介した10のルールを守れば、効率よい会議が可能で、オフィスの生産性向上に大きく貢献します。

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