仕事のできる人と仕事のできない人は何が違うのでしょうか？
誰でも1日の時間は24時間と等しく平等です。したがって、仕事ができる人と仕事ができない人では、単位時間あたりの生産性、つまり仕事の効率が違うはずです。
仕事の効率は、仕事の習慣に大きく影響します。仕事ができる人は仕事の効率を高めるための仕組みを理解し、自分自身の習慣として取り込んでいます。仕事ができる人のこのような習慣は、全て後天性であり、生まれながら持っている資質でないものがほとんどです。つまり、誰にでも身につけることができます。
仕事の効率化を目指して良い仕事の習慣を身につける前に、今の悪い習慣を断ち切るべきです。
あなたはこのような仕事の非効率性をまねくような事をしていませんか？
机の上を整理する
デタラメにいろいろなモノが机の上に山積みされているので、必要な書類やモノがすぐにみつからないといった状態では、当然仕事の効率があがりません。
仕事の効率化をめざして、このような状態を避けるためには、机の上を整理しておけばよいのです。机の上を常に綺麗に整頓するわけではありません。
つまり、見た目はさておき機能や使い勝手を重視されていればOKです。
一つのタスクが終わったら、ファイリングする、引き出しやキャビネットにしまう、捨てるなどして、都度机の上を整頓しておく習慣をつけましょう。
ToDoリストを短くする
ToDoリストは、自分の仕事を忘れないようにするだけでなく、仕事をリスト化することによって優先順位をつけられるため、仕事の効率化では欠かせないツールです。
しかし、全てのタスクをToDoリストに入れ込んでしまうのも考えものです。優先順位が低いタスクはいつ終了するか検討もつきません。それだけでなく長いToDoリストはストレスの原因にもなります。
「本当にしなければならないこと」、「すぐにとりかからなければならないタスク」を厳選してできるだけ短いToDoリストを作りましょう。
仕事の効率を考えて機能性グッズを選ぶ
仕事で使うキーボードやマウス、椅子やデスクなどは、仕事の効率があがるものを選びましょう。
デザイン重視も良いかもしれませんが、技術発展と研究の成果により、疲れにくい椅子やマウス、目にやさしいディスプレイなどさまざまなモノがあります。このような文房具や機器を選ぶときには、デザインではなく使い勝手を重要視してはいかがでしょうか。
職場の環境は仕事の結果を出すためのツールです。極度に座りにくくて安い椅子、使いにくいマウス、タイプミスが起きやすいキーボードなどは集中力を欠くだけでなく、疲労にもつながります。その結果仕事の効率が悪くなることも必至です。
マルチタスクをやめる
マルチタスクとは複数の仕事を同時進行させる仕事のやりかたです。
マルチタスクでは、1つの仕事にかける時間が十分ではないため集中力が高まりません。仕事の効率があがらないだけでなく、仕事から得られる経験値も高まりません。
その上、マルチタスクの仕方によっては、どのタスクも中途半端な状態になることが考えられます。それぞれのタスクを気にかけるためストレスも増え、そしてミスも多くなりがちです。
そのタスクに十分慣れていて、経験値やミスの多さにもあまり影響が出ないタスクなら、マルチタスクでこなしたほうが仕事の効率があがるかもしれません。しかしあなたが手がける多くのタスクは、経験も得られるし、ミスもあまり許されないのではないでしょうか。
アラート機能を限定する
仕事の効率を上げるために、今では多くのソフトやアプリに「アラート機能」があります。新着メールが届いたら、画面上に表示されるアラート機能などはその一例です。
アラート機能によって、リアルタイムにコミュニケーションが取れるのは、便利なときもありますが、同時に集中力を乱す原因にもなります。
仕事の効率をあげるために使うソフトやアプリは、メール、チャット、ToDoリスト、ニュースなど多くのものがあります。そのほとんどがアラート機能がデフォルトでONになっていて、数分おきにポップアップしてきたらいかがでしょう？
ひとつのタスクに集中する間は、このようなアラート機能はオフにするか、アプリを限定しておくとよいでしょう。
メールをこまめにチェックしすぎない
ビジネスで今やメールは欠かせません。大事な用事こそ、記録が残るメールで来ることがあります。メールはビジネスのコミュニケーションとして最重要な位置づけであると言っても過言ではありません。
しかし、メールを頻繁にチェックすると仕事の効率に影響を与えるという調査結果もあります。
メールを他の人より2倍のペースでチェックしている人の心拍数は、「かなり興奮した」状態で一定していました。そのような人を5日間メールから離れさせたところ、より自然な心拍数への変化が見られました。
同校情報科学科のGloria Mark教授は「社会人の生活からメールを無くすと、マルチタスクが減り、ストレスも減るということが分かりました」と言っています。（引用元：lifehacker）
メールを頻繁にチェックするのをやめれば、集中できるため仕事の効率があがり、そしてストレスも減るようです。
新着メールのプッシュ機能がONになっていたら、仕事の効率をあげるために、その設定を見なおしても良いかもしれませんね。
メールには記録しておきたい重要な内容が多いかもしれませんが、1,2分を争うような緊急性が高いものは少ないのではないでしょうか。
井戸端会議への参加を控える
仕事の合間にちょっとした息抜きでのおしゃべりは仕事の効率を上げると考えられています。しかし、やり過ぎには禁物です。
一日に何回も休憩に誘われたり、業務以外のチャットやメールが頻繁に来るようになると、集中しにくくなります。
もちろん職場でのこのようなコミュニケーションは必要ですが、それが過度になりすぎないようにしましょう。毎回誘いを受け続けると常連になってしまい、自らの仕事の効率を落としてしまいます。常連にならないために、例えば、対応する曜日や時間帯を制限するなど、工夫してみましょう。
まとめ｜仕事の効率をあげよう
このような仕事での習慣は、あなたの仕事の効率を悪くする傾向にあります。ただ、これらは全て後から身についた後天性のクセや習慣であり、気をつければ修正できます。
仕事の効率アップを目指してすぐに取り掛かれるものもあります。今日からでもトライしてみてください！