Zoomでのウェビナーを顧客獲得の営業活動で取り入れる企業が増えました。以前は全て対面型のセミナーをしていたカイロスマーケティングも、2020年3月以降は、全てのセミナーをZoomに切り替えました。カイロスマーケティングでは、週に10本のウェビナーを開催することもよくあります。
Zoomでのウェビナー開催はとても簡単。ただ、課題はセミナー出席者登録・管理と集客。これが思ったよりも手間がかかります。
Zoomのウェビナーおすすめ設定については、マケフリの記事「Zoom「ウェビナーオプション」の、おすすめ設定を公開します」でまとめました。合わせてご覧くださいませ。
わたし達カイロスマーケティングでも、Zoomでのウェビナーの出席者管理、出欠管理には手を焼いていました。Kairos3のご利用者さまからも同じようなお声を耳にすることもありました。
開発に少し時間がかかりましたが、Kairos3とZoom連携機能を６月初旬にリリースしました。[ リリース記事 ]
Kairos3の新機能、Zoom連携の紹介動画
Kairos3とZoom連携の概要
Kairos3のZoom連携機能によって、ウェビナー出席者をKairos3とZoomで二重に管理する必要がなくなります。集客と参加登録のためのKairos3と、ウェビナーの出席のそれぞれが従来はバラバラになっていました。この連携機能で、Kairos3とZoomの間で参加登録者と実際の出席者の情報が共有できるため、Zoomでのウェビナー運営が楽になるだけでなく、Zoomでのウェビナー運用のミスもなくなります。
カイロスマーケティングにおける大半のウェビナーを開催・運営しているマケフリ編集部に聞いたところ、Zoomによるウェビナー運営に費やす時間が体感で半分くらいになった、とのこと。
Kairos3とZoomの連携は、主にAPIと呼ばれる仕組みで双方の情報のやりとりをします。この情報のやり取りには、出席者に関する情報だけでなく、ウェビナーのURLなどウェビナー運営に必要な情報がKairos3とZoomの間で転送されます。
Kairos3とZoom連携機能によって、誰でも安心してウェビナーを運営できる点がとても心強いです。
Kairos3とZoom連携によるウェビナー運営の仕組みをみていきましょう。
従来のウェビナーの運営では、Zoom上であらかじめウェビナー情報を登録して、必要な情報をコピーしてKairos3上で管理する、といった運用の二度手間が発生していました。２つのツールを使って運営するという点では、データの二重管理は避けられません。
データをコピーするだけでも面倒ですし、運用での間違いの原因にもなります。
Kairos3とZoomがAPI連携することでKairos3からZoomの設定ができるようになったため、Zoomにわざわざログインして設定する手間が圧倒的に少なくなりました。ウェビナーに関するZoom設定もKairos3上からできるようになります。
上記のウェビナー運営のダイアグラムから見ても、Zoomでのウェビナー運営の工数がかなり少なくなることがわかります。
体験レポート：Kairos3からZoomのウェビナー設定ができることに感激
さっそくKairos3とZoomの連携機能を使ってみました。
Kairos3の画面操作は、「イベント」から新規セミナーの開催を選択して、Zoom連携をONにするだけ。該当Zoomアカウントのウェビナー権限をもったユーザー名が表示されます。ウェビナー権限をもつZoomユーザーが複数いるときは、プルダウンメニューから連携したいZoomユーザー名を選択してください。
たったこれだけで、Kaiors3とZoomの連携設定は終了。とても簡単。
これまでは、Kairos3のウェビナー設定とZoomのウェビナー設定の両方を確認する必要がありました。その手間が無くなりました。
受講票の管理＆送付作業が…とてもすごい
ウェビナーでもセミナーでも、受講票の配信が結構面倒くさいと思っています。しかも間違えて受講票を送ってしまうと、個人情報の漏洩になるばかりか、お客さまそして社内からもお叱りをうけます。
これまではZoomで作成したウェビナーのURLをKairos3のメールにコピーして、そして受講票を作成しメールで配信していました。メール受講票の内容に間違いが無いように何度も確認していました。
ZoomとKairos3のウェビナー連携機能により、メール本文にイベント名、URL、パスワードまで全て自動で挿入できるようになりました。これは感激。絶対に間違えることないですよね。とても助かります。
受講票の発行がすごく簡単になるだけではありません。この後のウェビナー運営の作業にもっと感動たことがあります。それは…
参加者管理と出欠の両方が自動でできてびっくりした
Zoomのウェビナーで大変なことは、出席者管理。出席登録していない人に参加させてよいかどうか、いちいちチェックしなくてはなりません。5人くらいのウェビナーならそんなに手間になりません。でも、100人クラスのセミナーだと、とても大変。
開始5分前以降から、出席者がどんどんウェビナーに参加してきます。そして定刻通りにウェビナーを始めなくていけない。たった数分の間に100人の参加者をチェックするのは、とても難しい。
Kairos3とZoomを連携させてウェビナーすると、この手間がほぼ無くなります。ウェビナーの参加者情報をKairos3→Zoomにあらかじめ共有しておくからです。Zoom側に登録した参加者のみがウェビナーに参加できるため、ウェビナー参加者の確認が不要になります。
それから…
Zoomウェビナーに当日参加した人の情報をKairos3と共有できます。これが自動なんです。だから、何もする必要がない。その上、各参加者の聴講時間までKairos3上から見れるようになります。とても便利！
出欠管理の便利さをもっと伝えたいのですが、あいにく全てが自動化されてしまっているので画面キャプチャもないのが惜しいところです。
お客さまからいただいた声
早速、お客さま向けに新機能説明会を実施させていただきました。Zoom連携については多くのご質問をいただく形となり、お客さまのZoom連携機能へのご興味をうかがうことができました。
Kairos3新機能説明会のアンケートから、Zoom連携新機能の感想をいただきました。
ZOOM連携の出席時間確認機能は非常に有用 Zoomウェビナー連携機能はとても便利で今後も多く利用させていただけそうだと思いました。 Zoom連携の内容が思ったよりすごかったので早速設定してみます。 自社セミナーを検討しているところでZoomを利用しようか検討していたところでしたので、この機能はかなり使えそうです。 ZOOMの連携がまさに求めていた機能でした
カイロスマーケティングは、これからも「マーケティングを、もっと身近に。」してまいります！
Kairos3新機能：Zoom連携の動画