メルマガが届かない!メルマガ担当者必見の対応策とは?

2017年08月08日

メルマガが届かない!そんな声をわたしたちも耳にします。

メール配信の仕組みをしっかり理解しておくと、基本的な設定や施策をするだけでメルマガの配信率をアップさせることができます。

今日はメルマガ担当者が知っておきたい、メルマガが届かない理由についてまとめてみました。ご参考になれば幸いです。

メルマガ配信の仕組み

メルマガは、送信者と受信者のメールを中継するメールサーバーやDNSサーバーを利用して受信者に届きます。

メルマガが届かない理由について学ぶために、まずはメルマガが届く仕組みについて理解しておきましょう。メルマガ担当者が覚えておきたい最低限の基本的な内容を紹介します。

上の図がメルマガ送信から読者にメルマガが届くまでの流れになります。

1.メルマガ送信の設定をする

メルマガは通常、メール配信システムやマーケティングオートメーションから送ります。ある一定数以上のメールを同時に送信する場合、これらのシステムの利用が便利です。

メルマガは、SMTPサーバーを経由して送信されます。

SMTPとは
SMTPはメールの送受信に関する技術仕様(プロトコル)です。SMTPを使ってメールの送受信を行うサーバーをSMTPサーバーと呼びます。メルマガ配信はSMTPサーバーを通じて行います。

2.宛先アドレスから宛先のSMTPサーバーを探す

メール送信側のSMTPサーバーは、メールアドレスの情報から受信側のSMTPサーバーに関する情報をDNSサーバーから取得します。

メールアドレスの「@」以降の部分をドメインと呼びます。ドメインの情報を元に受信者のSMTPサーバーの情報(IPアドレス)を取得します。この動作は、メルマガ配信でメールを届ける受信者のメールアドレス1つ1つに対して実行します。

DNSサーバーとは
メール配信もそうですが、インターネット上の通信では通常IPアドレスをベースにして行います。IPアドレスは、サーバーの住所のようなものです。通信先のIPアドレスがわからなければ、インターネット接続ができません。通信先のIPアドレスはDNSサーバーを経由して取得します。

3.受信先のSMTPサーバーと通信する

メルマガを届ける受信者のSMTPサーバーのIPアドレスをDNSサーバーから取得したら、実際にメルマガを届けるための通信を行います。

送信側と受信側のSMTPサーバーの通信が成功すればメルマガが受信者のサーバーに届いたことになります。受信側のSMTPサーバーのエラーや、受信者のアカウントがサーバー上に存在しない場合は、受信側のSMTPサーバーから送信側のSMTPサーバーにエラーの情報を伝えます。

4.受信者がメルマガを開封する

ここまでの流れだけでは、メルマガは受信者に読まれません。受信者が自分のアカウントがあるSMTPサーバー(厳密にはPOP3やIMAPなどのサーバー)にアクセスすることで、あなたのメルマガのコンテンツをダウンロードします。

これでようやくあなたのメルマガが読者に届き、読んでいただけました。ここまでがメルマガ配信の流れになります。

メルマガ開封の仕組みやメルマガの開封率について
メルマガの開封を検知する仕組みや、メルマガの開封率については「【総集編】メルマガ開封率の平均とメルマガ開封率を最短で改善する方法」でまとめました。ご参考になれば幸いです。

メルマガが届かない代表的な理由

さて本日の本題にいきましょう。あなたが送ったメルマガが届かないケースの理由について説明していきます。

メルマガが届かない理由を、メルマガ送信側の問題と、メルマガ受信側の問題に分けて説明します。

送信側の問題によりメルマガが届かない理由

送信側が理由でメルマガが届かない最も大きな理由は、メルマガ送信先として登録されているメルマガ読者のメールアドレスそのものが間違っていることです。

自社で間違えてメールアドレスを登録するだけでなく、お客さまが登録フォームへ入力する際に間違えて入力する場合もあります。

このような間違ったメールアドレスは直ちにメルマガの配信リストから削除すべきです。あまりにも多く間違いメールアドレスに対して送信をしている場合、あなたの送信元のメールアドレスやサーバーがスパム扱いされて、受信側のフィルタリング機能によりメルマガが届かないことがあります。

BtoBマーケティングでは、お客さまの退職により該当するメールアドレスが存在しなくなる場合も少なくありません。このケースでも同様にスパムとして取り扱われるため注意が必要です。

メルマガ送信側の工夫
通常、メルマガ配信の機能には、エラーメールアドレスをメルマガ配信リストから除外するなどの機能があります。この機能はぜひ利用しましょう。
参考:マーケティングオートメーション「Kairos3」のメール配信機能

受信側の問題によりメルマガが届かない理由

メルマガが届かない理由として、受信側に起因する問題も少なくありません。

最もよくあるメルマガが届かない理由として、受信者のメールボックスの容量を超えている場合があります。受信者がこれに気づいて過去のメールを削除すれば解決する一時的な問題ですので、メルマガ配信側のSMTPサーバーがメルマガの再送を試みる場合、メルマガが実際に届くこともあります。

メルマガが届かない理由の中でこのような一時的なものには、「受信側のメールサーバーの負荷が高くなっているためメールの受信を受け付けない」などがあります。ただメルマガが届かない理由としてはあまり見かけることはありません。しかし、メルマガが届かない理由の1つとして理解しておくと良いでしょう。

これらの受信側で発生するエラーは、送信側のSMTPサーバーにエラーメッセージを送るため、メルマガが届かなかったことを知ることができます。

受信者側のフィルタリング機能によりメルマガが届かない

メルマガが届かない理由として、グレーゾーンのものがあります。それは受信者側のサーバーにあるフィルタリング機能がメルマガを止めてしまうケースです。

フィルタフィングの機能は、プロバイダーが独自に設置していたり、メールサーバーや受信者が端末にインストールしているウイルスチェックソフトが実行していたりします。

ここまで説明してきたメルマガが届かない理由の場合は、送信者もしくは受信者のSMTPサーバーが発するエラーメッセージによって、メルマガが届かなかったことを知ることができます。

しかしフィルタリング機能は、送信側や受信側のSMTPサーバーにエラーを返しません。スパムメール対策がフィルタリングの目的であり、エラーを返してしまうとスパム業者がさらなる対策をしてしまうため、通常はエラーを返さないような仕組みになっています。

メルマガが届かないという事態を避けるために

メルマガが届かない主な理由を説明してきました。ここからはできるだけみなさんのメルマガが受信者に届くようにするための工夫や施策について紹介していきます。

まずはメルマガが届かない理由を調べてみよう

メルマガ配信ツールには、メルマガが届かなかった不達リストを調べる機能があります。メルマガ配信ツールのこの機能を使って、メルマガが届かなかった理由を調べましょう。

メルマガが届かない理由のうち、「メールアドレスのドメインが存在しない(もしくは到達性がない)」、「メールサーバーへの到達性がない」、「メールアドレスが存在しない」などのハードエラー(恒久的な問題)であるメールアドレスは消去するか、メールアドレスの修正をします。

このようなハードエラーを伴うメールアドレスがメルマガ配信リストに多く含まれると、スパム業者の疑いにより受信者側のSMTPサーバーのフィルタリング機能で、あなたのメルマガの到達率が低下する原因になりかねません。

一方で、「メールボックスがいっぱい」、「受信側のメールサーバーの一時的な問題(負荷によるものなど)」のいわゆるソフトエラー(一時的な問題)については、複数回のメルマガ配信の結果から判断するようにしても良いでしょう。

不達となったメールアドレスをメルマガ配信リストから外す

メルマガが届かないメールアドレスに連続してメールを送ると、受信側のSMTPサーバーのフィルタリングソフトに「迷惑メール」として判断されることがあります。

フィルタリングソフト自体がスパム送信元のデータベースを持っているため、あなたのメルマガや送信元となるドメインやIPアドレスがスパム送信元として登録されてしまうと、あなたのメルマガが読者に届かなくなってしまいます。

そのため恒久的な理由でメルマガが届かないメールアドレスは、早急にメルマガの送信リストから外すようにしましょう。

メルマガの配信リストの運用
メルマガが届かない理由を調べて、メルマガ配信リストを運用するのはかなり手間がかかる作業です。メルマガ配信ツールの機能を利用してメルマガ配信リストを常に最新の状態に保つようにしましょう。

SPFやDKIMを活用してメルマガが届かない事象を回避する

メルマガがフィルタソフトに引っかからないようにするために、DNSやメールの署名を活用する方法があります。

メールの送信プロトコルであるSMTPは、任意のドメインの差出人としてなりすますことができてしまう問題があります。この問題のために、フィルタソフトがあるアルゴリズムによってスパム扱いすることがあります。

このSMTPの問題を回避する対策がSPFとDKIMを活用する方法です。

DNSを活用するSPF(Sender Policy Framework)は、DNSのレコードを利用して、送信元のドメインとIPアドレスを登録します。あなたのメルマガの送信元のメールアドレスに利用するドメインのDNSサーバーに、メルマガ配信ツールのIPアドレスを登録します。

あなたのDNSサーバーにメルマガ配信ツールのIPアドレスを登録するため、メルマガ配信ツールのベンダーにメルマガを配信するIPアドレスを聞いておく必要があります。

もう一つがDKIM(Domain Keys Identified Mail)です。DKIMもSPFと同様にDNSを利用します。

SPFではDNSにメルマガ配信ツールのIPアドレスを登録しましたが、DKIMではメルマガのヘッダに埋め込まれた署名を検証するための公開鍵の情報を登録します。署名と鍵がマッチすれば、それはおおよそ正しい送信元から送られてきているメルマガと判断し、フィルタリングの対象から外します。

SPFとDKIMをセットで運用すると、メルマガが届かない主たる理由であるフィルタリングを回避することができます。

メルマガのコンテンツの言葉に気を配る

法人向けのメルマガではあまり心配する必要がありませんが、いわゆるスパムと判断されやすいメールコンテンツに利用される表現を避けるようにしましょう。

メルマガ本文内の文字をチェックして、ウイルスチェックソフトが迷惑メールと判別することを避けるためです。

少しだけ余談になりますが、メルマガ配信にはマルチパートメールをできるだけ利用しましょう。最近ではスマートフォンでメルマガを読むお客さまも増えています。ある事業者のメールアドレスはHTMLメールを受信できないため、メルマガのコンテンツが真っ白に表示されることがあります。

マルチパートメールとは
マルチパートメールはHTML形式とテキスト形式を同時に1つのメールの中で送る方法です。詳しくは「マルチパートメール配信でHTMLメールの開封率をアップしよう」にまとめました。合わせてごらんくださいませ。

さいごに

メルマガが届かない理由の概要は理解できましたでしょうか?メルマガ担当者なら、メルマガが届かない理由を理解して、メルマガの配信率がアップするための基本的な施策を打てるようにしておきましょう。