メルマガ運用者が必ず知っておきたい法律など

2017年09月29日

メルマガの運用では、メルマガ運用者が知っておきたい法律があります。メルマガといえども法の遵守は絶対です。最近の社会的な背景からも、個人情報の取り扱いに関連してメルマガの運用に以前よりも気を配る企業が増えてきました。

メルマガに関連する法律内容を十分に理解して、メルマガ運用者が間違いのないメルマガ運用を行うための内容をまとめてみました。

皆さんの参考になれば幸いです。

知っておくべきメルマガ運用のための法律・ルール

メルマガを含めたユーザー(受信者)への情報提供の運用方法については、法律によってルールを規定しています。

メルマガ運用での個人情報保護法と特定電子メール法

メルマガ運用で注意が必要な法律は、特定電子メール法と個人情報保護法です。送信先のメールアドレスは、個人特定情報となり個人情報保護法対象となります。

個人情報の定義とは
「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報 に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるも の (他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することがで きることとなるものを含む。) をいう。(個人情報保護法の第二条第1項より抜粋)

また、特定電子メール法ではオプトイン方式という、ユーザー(受信者)が事前に特定の情報を受け取ることに同意・承諾した場合のみ、広告や宣伝の情報メールを送信することができると規定されています。また、メールアドレスは個人を特定する情報なので、個人情報保護法も関係します。

2017年改正・個人情報保護法

2017年5月30日に個人情報保護法が改正されて、全ての個人情報の取扱いがより明確になりました。

以下、メルマガ運用者が知っておくべき今回の個人情報保護法の改正のポイントについてまとめます。

個人情報の定義の明確化

メルマガの送信先情報となるメールアドレスは、特定の個人を識別できる情報となり、個人情報保護法が適用されます。

個人情報とは、住所、氏名、生年月日などの基本的な個人に関する情報に加えて、人種、信条、病歴・犯罪歴などの要配慮個人情報があります。

加えて、最近のITの発展に伴い、顔や指紋などの身体の一部の特徴を符号化した情報、やパスポートID、免許番号、マイナンバーなどの符号も個人情報として明確に定義されました。

全ての事業者が法律の適応対象になった

法改正前は、個人情報の取扱量が5,000人以下の事業者は対象外でしたが、2017年の改正後は個人情報を取り扱う全ての事業者が、個人情報保護法の対象となりました。

第三者への個人情報の提供

個人情報を第三者へ提供する場合は、事前に対象者本人から承諾を得る必要があります。

また第三者に個人情報を提供する場合には、その情報データの流通を追跡できるように、提供者も受賞者も記録を保存しなくてはなりません。

個人情報保護法の改定内容の全文は

個人情報保護法の改正内容については、こちらの資料(PDF)があります。参考にして下さい。

特定電子メール法

特定電子メール法ではメルマガを含める広告・宣伝メールの送信について、受信することを事前に同意したユーザー(受信者)に情報提供を行うことができると規定されています。

ユーザー(受信者)から事前に承認を得た場合のみメルマガなどを配信することを、オプトイン方式といいます。

オプトイン方式による送信の事前承諾のルール

オプトインとは「加入や参加すること、承諾などの意思を明らかにすること」をさします。

メルマガの運用では、ユーザー(受信者)へ、どんな情報を提供するのかを明らかにして、事前に承認を得た上で(オプトイン)メルマガの配信を行うことが必要になります。

オプトイン方式におけるメルマガの運用ルール

メルマガの運用時にユーザー(受信者)の事前承諾を得る場合には、以下のようなことに注意してユーザー(受信者)の事前承認を得る必要があります。

メルマガの事前承諾を得る際の注意点

  • 極めて小さな文字で書かない
  • 目立たない色の文字で書かない
  • 約款や利用規約が長く、スクロールを膨大にする必要がないようにする
  • 情報を受取ることを同意したことを伝える相手(情報提供者)を具体的に明記する
  • また、以下の内容をユーザー(受信者)が理解しやすい状態で、配信メール内に表記する必要があります

    メルマガ本文に含めておきたい送信者・配信停止に関する表記

  • メール送信者(情報提供者)に関しての氏名、名称
  • メール送信者(情報提供者)の住所、問い合わせ先
  • メルマガの配信停止方法
  • ユーザーが事前承諾をした記録の保存

    メルマガ運用者は、ユーザー(受信者)がメルマガを受信することを承諾した記録を残す必要があります。

    承諾の記録に必要な情報

  • 書面の場合:承諾内容が記録された部分
  • メールの場合:承諾が記録された定形部分(フォームなど)
  • webサイトの場合:承諾が記録された定形部分(フォームなど)や画面構成
  • 承諾の記録の保存期間

  • 送信側がユーザー(受信者)の承諾を得てから1年以内にメールを送った場合:最後にメール送信をした日から1年間
  • 送信側がユーザー(受信者)の承諾を得てから1年以降にメールを送った場合:最後にメール送信をした日から1ヶ月
  • メルマガの運用で法律違反した時の罰則・罰金について

    メルマガを配信するには受信するユーザー(受信者)の事前承諾(オプトイン)が必要です。
    このような法律の規定を破った場合には、厳しい罰則・罰金が設けられています。ご注意下さい。

    法律違反した際の罰則や罰金

  • 1年以下の懲役又は100万円以下の罰金
  • 法人の違反の場合は、行為者を罰則するほかに、法人に対して3000万円以下の罰金
  • 特定電子メール法については、総務省によるガイドライン(PDF)があります。

    メルマガ送信先をcc やbccで運用するリスク

    メルマガの運用を通常のメールソフト等で行っている場合には、受信者のメールアドレスをccやbccに入力して配信の運用をしている場合があると思います。

    この運用方法には、いくつかのリスク(危険)があるので行わないことを推奨します。

    メールソフトでメルマガ運用する場合の具体的なリスク

    メルマガを送信する際に、メールソフトを利用してccやbcc欄に複数の受信者アドレスを入れて送信されている場合には様々なリスク(危険)があります。

    ・配信ミス
    ccとbccの入力を間違ってしまい、メール受信者の全てアドレスが分かってしまう。

    ・情報漏洩
    上記のように他の人のメールアドレスが関係者以外に分かってしまった場合、メールアドレスは法律上で個人情報保護法の対象なので、情報漏洩問題になります。

    ・送信者メール発信IPがスパム認定されてしまう
    1つのメールアドレスから多くの受信者へ一斉にメールを送ると、受信者側で利用いているプロバイダやキャリア(電話会社)側で、スパムメールや迷惑メールと認識されてしまうことがあります。
    送信元のメール発信IPアドレスがスパムと認識された場合には、受信者へメールが届かなくなります。

    ・通常のメールソフトでの運用では配信停止などの仕組み化が難しい
    メルマガを受け取ったユーザー(受信者)が配信停止を望んだ場合には、速やかに配信停止をする必要があります。ユーザー(受信者)からの「配信停止を希望します」という要望の処理をメルマガ管理者がアナログ作業で処理することは、誤って配信を続けてしまう可能性などがあります。

    安全なメルマガ運用について
    メルマガを安全に運用することは大変手間がかかります。メルマガ配信ツール機能を利用して安全にメルマガを運用してはいかがでしょうか。

    法律の内容を理解して、間違いのないメルマガ運用を

    メルマガはユーザーに情報を届けるマーケティング方法として強力なものです。

    しかし、メールアドレスなどの個人情報を含んだものですので、運用には十分な注意が必要です。
    定められている法律の内容を十分に理解して、メルマガの運用を行っていただければと思います。

    メルマガを含むメールマーケティングについては、当社が提供する無料PDFガイドブック
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