確実な反応を得るメールの書き方の8つの基本ルール

2013年11月12日

メールの書き方を学ぶことは、ビジネスで非常に大事です。メールでのコミュニケーションが増えているだけでなく、マーケティングでもメールはお客さまとのつながりを保つ上での重要なツールとして活用されています。

特にマーケティングでは、ほとんどのタッチポイントでメールのコミュニケーションが発生します。メールでのコミュニケーションでお客の反応をガッチリつかむメールが書ければ、それだけビジネス機会が増えます。

ビジネス機会を増やすメールの書き方の基本ルールを8つに絞ってみました。このルールを念頭において、メールでのコミュニケーションをとれば、あなたのメールへの反応がよくなり、メールマーケティングでビジネス機会が創出できます。

これだけはやりたいメールを書く準備

良いメールを書くためには、書き方だけの技術だけではありません。事前の入念な準備により、メールの反応率がさらに良くなります。逆に、事前の入念な準備の無いメールは、開封してもらうための施策がぎっしりとつまった、スパムメールのような感じがしてなりません。

受信者のターゲットを定める

メールの配信では、ターゲットとなる受信者を想定し、そのターゲットの興味・関心が高いと思われるトピックを中心とした本文を作成して受信者の反応を得ます。

最も一般的なターゲット層の設定は、職業、役職、年齢、性別などのデモグラフィックなプロフィールによるものです。

より反応を高めるためには、ターゲットとなる受信者のペルソナを設定することをおすすめします。

ペルソナにより、受信者の実態に対する理解が深まり、反応の高いメールの作成につながるだけでなく、自社の関係者間におけるターゲット層の認識のギャップが小さくなり、誰が書いても安定した質のメールが作成できます。

ペルソナの設定については、本ブログの「顧客視点を高めるペルソナ・マーケティングとは?」を参考にしてください。

メールは、一度に大量のターゲットへとメッセージが送信できます。より多くのターゲットにメールが届けばよいのですが、メール配信のターゲット層を広めれば、その分メールの開封率が下がる傾向にあります。ターゲット層を広げることにより受信者の反応につながる興味・関心が多様化しますが、ある特定のテーマに絞ったメールは、その一部のターゲット層しかカバーできません。

もし以下のようなメール配信の結果があったらどうでしょう?

メールの書き方

パターンBでは、配信数がパターンAに比べて少ないにも関わらず、高い反応率で、より多くの受信者があなたのメールを読んでいます。

メールの反応を高くするためには、ペルソナを使って受信者像をより具体化し、興味関心が共通するターゲット層を絞り込みましょう。

メールの目標/目的を設定する

あなたが「その」メールを送る目的は何でしょう?

企業や店舗のブランド力の向上、あなたの会社のファンを増やす、市場活性化を目指した教育・啓蒙、あなたの会社の認知度の向上、営業すべき見込み顧客を探す、など多くのメールの目的があります。

メールの目的があいまいだったり、ひとつのメールに多くの目的がある場合には、思うような反応が得られません。

正しいターゲット層へとメールを送信しているにも関わらず、メールの一部を読んだだけで「私には関係がない」と判断して、メールを閉じたりゴミ箱に移動してしまいます。

さらに悪いことに、あなたの会社が送信するメールに対して、いったん「関係がない」に判断されてしまうと、今後も同様にゴミ箱に移動されたり、オプトアウトされてしまうこともあり、機械損失につながります。

一旦あなたのメールが気に入ってもらえれば、受信者とのリレーション構築につながり信頼構築やリードナーチャリングへのプラスの影響として作用することになります。

メールの目的を絞り込み、安定した反応を得られるメールの作成に心がけましょう。

メールの推敲に十分な時間をとる

なにごとも仕事には締め切りがつきものです。マーケティングでは、あらかじめ企画された月間予定などにしたがって、決められた日にメルマガを送ることも少なくありません。

メールの配信は、たくさん送れば良いわけではありません。受信者からみたメールの内容の質が肝心です。関心が薄いメールが頻繁に送られてくるならば、オプトアウトされてしまい以降メールの配信ができなくなります。これは完全に機械損失につながります。

メール本文の内容の推敲は、ほ時間を割いて、十分に有益なコンテンツができあがる程度の時間を準備にあてるようにします。

そのために、ターゲットや目的の設定を入念におこないます。メールの文章作成時にも、誤字脱字、効果的なキャッチや文章については十分に推敲しましょう。

メールの反応が驚くほど良くなる書き方

いくつかのルールに従えば、ある一定以上の反応が得られるようになります。ターゲット設定とメールのコンテンツに依存しますが、それ以外の基本ルールがあります。

パーソナライズでグッとお客さまに近づく

メールを一斉配信する場合には、個別メールとは異なり文章も共通となります。しかしメール配信のアプリやソフトウエアを利用すれば、受信者に応じた本文のカスタマイズが可能です。

例えばメール文頭に「○☓様」などの刺し込みができます。以下の2つのメールを比べてみましょう。

メールの書き方:差し込み機能

受信者の名前が差し込まれているメールでは、最初にみた印象が異なります。人間の心理として、やはり自分の名前が入っていると親近感がわき、メールを読んでみようと心理的な影響が働きます。

この心理的な影響は、もちろんメールの反応率につながります。

シンプルなメールでガッチリ読者の心をつかむく

メールには、件名と本文があります。メールの件名開封率を左右する重要な役割をします。

メールの件名では、受信者のメリットを伝え、ユニークかつ今すぐ開けないといけないことを伝えるものが望ましいです。詳細は当ブログの「開封してもらえるメールの件名の法則」を参考にしてください。

メールの本文は、おおよそ3,4分で読める1,200-1,800文字程度が望ましいと言われています。その中で、ターゲットのペルソナが必ず読みたがる、あなたの目的を達成するメールコンテンツを作成しよう。

1,200 - 1,800文字だと書ける内容が限定されます。1つのメールにいくつもトピックをつめ込まないで、優先度が高いものに絞り込みます。

さらにいくつかの段落に分けて、ひとつの段落にはひとつの内容についてまとめます。ひとつの段落には、同じメッセージで構成されます。異なるメッセージがひとつの段落に入る場合には、段落を分けましょう。

文章が長くなる場合には、見出しを必ず入れるようにしましょう。見出しは内容のサマリーとなりますが、シンプルかつキャッチーな見出しであればあるほどメール本文をよく読まれるようになります。

みなさんが長文のメールを読まれるときには、思わず最初に見出しに目がいくのではないでしょうか?

お願いでしめくくる:とっていただきたい行動を明確に

メールはコミュニケーション手段の一つです。コミュニケーションには5つの要素があります。その最も大事でかつ忘れられやすい要素が「相手に期待する行動」です。

例えば、とある製品Aを過去にご購入頂いたお客様に、製品Aの後継製品「B」のご案内をするセミナーの開催をご連絡差し上げる場面を想定してみましょう。

コミュニケーションの5要素は以下のとおりになります。

メール書き方
 
最後の、セミナーにご登録していただきたい、という部分がメールの中で大事になります。あなたが送るメールを呼んでいただいて、この行動をしてもらうことが最終的なゴールです。

セミナーのお知らせの場合は、相手にしていただきたい行動が比較的明確ですが、毎月送信されるメルマガなどでは、メルマガの中で一方的な広告宣伝が中心になっていたり、とりとめのない情報が散財しているだけの例をみかけます。

メールは、相手にしていただきたい行動を忘れないようにしましょう。

お客さまを惹きつけファンを増やすメールを書こう

メールを書く技術は非常に大事です。しかしメールを書く技術に関わらず、非常に人々を吸い寄せるメールを書くヒトがいます。こうした方のメールにはいくつかの特徴があります。

「私」じゃなくて「あなた」

メールの視点を「私」でなくて、「あなた(読者)」にします。つまりあなたの会社の製品のメリットやセミナーの案内だけを一方的に押し付けないようにしましょう。

セミナーや製品の紹介をトピックとして取り上げた場合でも、受信者のメリットやベネフィットに焦点をあてます。製品の概要や仕様が理解できたとしても、ニーズが明確になっていない受信者は反応しません。あなたの製品を導入するメリットを掴み取ってはじめて行動に移します。そのため、まずはメリットを伝えて、あなたの製品やセミナーの詳細について説明していく流れの方が、受信者に受け入れやすくなります。これはまさに受信者、「あなた」の視点のメールです。

技術至高の製品やサービスであればあるほど、自社製品の機能やスペック、長所や特長についてだけが紹介される傾向にあります。こうした「オレ、オレ」メールはあまり好かれない傾向にありますので、避けるようにしましょう。

人間味のある文章を書く

営業担当だって、それぞれにキャラクターがあります。営業マンの人柄に惹かれて契約した話もちらほら耳にします。

お客さまは営業マンの人柄を対面の打ち合わせだけでなく、電話やメールからも感じ取っています。人柄は誠実さや対応、そしてちょっとしたユーモアも関係します。

BtoBのメルマガでも、ちょっとしたユーモアを出してみてはいかがでしょうか?

メール本文内のユーモアは、メルマガ筆者のキャラにつながります。多少キャラが出ているメールやメルマガには親密感がわきやすいものです。

是非あなたのメルマガにもお客様に好かれるキャラを確立して、ファンを増やしていきましょう。

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