こうすればあなたのメール営業がメキメキ効果を発揮します!〜メール担当者なら知っておきたいメール営業の5つのポイント

2015年05月15日

メール営業はビジネス機会を作り出す上で、手間がかからずそれなりに効果が期待できる便利な手法です。

特に営業リソースが十分でない個人業や中小企業では、メール営業は営業活動でよく使う顧客アプローチの方法です。

しかしすべての営業メールがビジネス機会をうまく生み出しているわけではありません。営業メールが期待通りの効果をだすためには、さまざまな工夫が必要です。

メール営業とは?

メール営業とは、従来の営業と同じく商談のアポをとったり、あなたの商品やサービスを販売したりする行為です。

メール営業は、従来の営業とはアプローチが異なります。メール営業のコミュニケーションは、電子メールが中心です。

メール営業は電話営業と違って、相手が不在でも相手の受信箱にメールが届くため連絡がつきやすいメリットがあります。配信もメール配信専用のソフトウエアを使えば手間もかかりません。

しかしメール営業は、相手とのコミュニケーションがリアルタイムでできない点で、電話営業に劣ります。メール営業をする場合、両者のメリットを活かしてメール営業と電話営業を組み合わせて使います。メール営業は、営業アポ取りのきっかけにして、最終的にアポを取るときには電話でクロージングします。

最初から個別に電話して可能性のありそうな見込み客を探すよりも、一斉にコンタクトが取れるメール営業でフィルタをかけて脈のありそうな見込み客に電話で接触するとずっと効率がよくなります。

メール営業でより多くの反応があれば当然、より多くの営業アポにつながる可能性があります。

より多く反応を得るためのメール営業には、必ず守らなくてはならないコツやノウハウがあります。これらを実行すれば、あなたのメール営業の効率が良くなります。

これから紹介するメール営業の基本的なルールを守れば、あなたのメール営業の効果が改善することまちがいなしです。

1. メール営業でも必ず役に立つ情報を厳選して提供する

メール営業で反応を得るためのコツは、ひとことで「相手の役に立つ情報を届ける」ことにつきます。

メール営業の相手は瞬時に情報の価値を見積もる

あなたがメール営業で連絡を取ろうとしている担当者は常に忙しいでしょう。受信箱はいつもメールであふれ、すべてのメールにゆっくりと目を通す時間がありません。このような状況で、あなたのメールを見つけて開封してもらうことは至難の業です。

メール営業が相手の興味や関心をつかめば、相手は必ず反応します。そしてメールの内容を読んで、期待に沿ったものかどうか、その人にとって価値があるかどうかを瞬時に判断します。

受信者はこの判断の結果を潜在的に覚えています。その記憶は以降のあなたのメール営業に影響します。

メール営業で送ったメールが、あなたの製品の宣伝など、あなたの一方的な立場で書いて内容だとします。もちろん、そのメールが受信者の興味・関心をひかなければ、受信者はあなたのメール営業を役に立たない「ジャンクメール」として記憶します。

その結果、あなたのメール営業のメールに対して、受信者は二度と反応しなくなります。

もしあなたのメール営業が受信者にとって本当に役に立つものであれば、次に送る営業メールを開封する確率が一気にあがります。

セグメンテーションであなたのメールの価値を高める

このような営業メールでよく目にする現象からも、営業メールのターゲットとなる受信者のニーズをよく理解しなくてはいけません。そのためにセグメンテーションを活用します。
参考 セグメンテーションの基本|マーケティング用語集|カイロスのマーケティングブログ

メール営業のセグメンテーションにもいくつかの方法があります。業種や役職などでセグメンテーションする最も一般的な手法から、各見込み客の一連の行動をチェックして潜在的なニーズに振り分ける方法もあります。

メール営業でセグメンテーションを活用する場合、相手の過去の行動に基づくセグメンテーションがより良い相手の反応を引き出します。過去の行動履歴までトラッキングできれば、潜在ニーズまでわかります。

メール営業でのターゲットがあなたのWebページの事例や機能を閲覧していれば、少なくともそれらの情報に興味があることがわかります。当然あなたのメール営業の内容に盛り込むべき話題です。

メール営業では最初に届ける情報で勝負する

メール営業では最初に届けるメールが肝心です。

メール営業の内容に興味を持ってもらい、良い印象を抱いていただくことは必須です。これがあなたのメール営業の成否をわけます。

あなたの営業メールに良い印象を抱いて頂ければ、次に電話するときに「はじめまして。当社は〜をしている会社でございまして・・・」などと挨拶する必要はなくなります。

営業メールの内容が見込み客に覚えてもらえれば、次に電話を掛ける時には担当者までつないでくれる確率が高くなります。

とにかく自信を持って、これは良い情報だと思えるコンテンツを営業メールで届けるよう心がけましょう。

2.伝えたい・反応していただきたい内容をできるだけ手短に

メール営業では相手の時間を意識しましょう。

1つのメールにじっくり時間をかける人はごくわずかでしょう。ましてやあなたがアプローチしたいと考えている相手の担当者は、とても忙しくとてもこんな時間はありません。

このような担当者は、メールの最初の数行を読んで今すぐ対応する必要が無いと感じたメールの処理は、ずっと後回しになります。

したがって、メール営業の本文では、最初の文頭で受信者の興味関心をつかんで、続く本文の内容を読んでもらえるような構成をめざさなくてはなりません。

メール営業のコンテンツは、文頭の数行が勝負です。

メール営業のメールの文頭では、相手にとってもらいたい行動を明確にしましょう。メール営業もコミュニケーションの1つです。コミュニケーションで大事なことは、相手にしてもらいたい行動を明確に伝えることです。
参考 コミュニケーション能力を高めるたったひとつのコツ(ビジネス編)|カイロスのマーケティングブログ

3.メール営業といっても硬すぎずかつ砕けすぎないタッチを

メール営業などのビジネス文章が書けるように、わたしたちはフォーマルレターの書き方を学んできました。最近のビジネスでは、このような文章を書く機会のほとんどがメールです。

メールの文体はフォーマルレターと少し違うと感じています。

メール営業といっても、あまりにもフォーマルすぎると少しぎこちないと感じることはないでしょうか。これまでビジネスでのお付き合いもなく、非常によそよそしい感じがします。

わたしたちの経験上、メール営業であってもほんの少しだけカジュアルさを取り入れると、メールの返信率が高くなることがわかっています。

メール営業への返信メールは、わずか数行であることもあります。特にスマートフォンで読んでそのまま返信する時には、長文のメールの返信が必要であると判断すれば、その返信は後回しになるでしょう。

完全にフォーマルな形式のメールに、簡単な数行の返事はしにくいものです。もちろんフォーマルな返信を書くためには、メールの返信であっても、文章の編集と校正に時間がかかってしまいます。その結果、あなたのメールへの返信は後回しとなります。

メール営業では、以前ビジネスでやりとりしたことがある程度のビジネスメール程度のフォーマルさ(カジュアルさ)をおすすめします。

メール営業は個人事業主や中小企業にとってメリットが大きいです。しかし、送信するメールのドメインは、特に対法人取引の場合は自社ドメインのメールを使うようにしましょう。

4.一人ひとりに心をこめてメール営業する

メール営業で個別にメールが届いているものの、なんとなく宣伝メール用途にテンプレートを作成した文章だなと感じることはありませんか?

メール営業を送る際には、当然あらかじめテンプレートを用意し、ターゲット受信者にそれを送信します。テンプレートの文章をそのまま送ってしまうと、受信者はテンプレートであることを感じ取ってしまいます。

メール営業で送るメールの文章をターゲット受信者に合わせて少しだけカスタマイズすれば、この問題を回避できます。つまり、「その人向け」に心をこめて文章をカスタマイズします。その人にとって役に立つ情報を盛り込みましょう。

1通のメール営業でも、たった数分かけて文章をカスタマイズするだけであなたのメール営業の効果はグッとよくなります。

最低でも異なる業種や役職レベルの方に同じテンプレートの文章を送ることは避けるべきです。

メール営業のテクニックについて少し触れます。メールの書き出しは「会社名+フルネーム」だと少しフォーマルな感じがします。フォーマルな文章ではこのような書き出しが一般的ですが、ビジネスメールでは「会社名+苗字」がほとんどです。

メール営業の本文書き出しの比較

  • カイロスマーケティング株式会社
     鈴木 太郎 様
  • カイロスマーケティング株式会社
     鈴木 様
  • 上記の2つを比較しても、後者の方が通常仕事でやりとりするメールのような感じがします。(IT業界だと、会社名を入れないケースもよくあります。)

    メール営業では、ターゲットの名刺情報やメールアドレスしか知らない場合でも、コンテンツを単純にコピーするだけでなく、その会社のホームページなどから情報をできるだけ調べて、その人にとって有益である情報を加えましょう。

    1通につき数分の努力をするだけで、あなたのメール営業の反応率はグッと改善します。営業メールは量よりも質が大事です。

    1通でも多く営業メールの反応がほしいなら、数分の努力は惜しまないようにしましょう。

    5.フォローアップもメール営業では必須

    経験的に、おおむね7〜8割以上の受信者は、メール営業に反応しないでしょう。

    営業メールの重要なターゲットは、あなたの営業メール以外にも数多くのメールを受信しているため、意図せずにあなたの営業メールの返信を忘れてしまうことがあります。

    このようなケースを想定して、営業メールを送った後もフォローアップを忘れてはいけません。

    営業メールではない通常のビジネスのメールでも、メールの返信を忘れてしまう人はいます。営業メールで返信が無いことも当然よくある話しです。一回の営業メールを送った後も、返信が無いと諦めずにフォローアップを忘れてはいけません。

    営業メールを送ったあとは少なくとも1回はフォローアップの営業メールを送るようにしましょう。わたしたちの営業担当者の中には、反応がなかった営業メールのターゲットに対して3回フォローのメールを送る人もいます。

    わたしたちの営業担当者によれば、営業メールを送ったあとで反応が無い見込み客にフォローアップのメールを送ると、比較的返信があるようです。ただし、1回目と2回目の営業メールの内容が異なるように手を入れているようです。

    まとめ

    営業メールからより多くの営業引き合いを得るため方法はいかがでしたか?

    反応の良い営業メールの文章を作るためには、ターゲットのことをよく知る必要があります。

    ターゲットが言わない隠れたニーズは、そのターゲットの過去に接触したキャンペーンの反応や、営業活動の面談での発言、過去のメールのやり取り、Webなどの行動履歴から推測できます。

    営業メールを頻繁に送ったり、ターゲットのWebアクセスの記録を調べたりするには、マーケティングオートメーションが便利です。

    当社が提供するマーケティングオートメーション「Kairos3」は月額数千円から利用することができます。
    参考 マーケティングオートメーション「Kairos3」|カイロスマーケティング株式会社

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