展示会・イベントの見学レポートの書き方

2018年05月28日

展示会や見本市などのイベントに行ったら、見学レポートを書かなくてはなりません。仕事の時間を使って展示会に行くなら会社への報告は当然でしょう。また、展示会の見学レポートは自分のためにも、会社の同僚のためにも役に立つと言えます。

でも、展示会の見学レポートの書き方がよくわからない。もっと上手に展示会の見学レポートを書きたい。そんなみなさまのために、展示会の見学レポートの書き方をまとめました。

みなさまの業務のお役に立てますと幸いです。

展示会見学の目的を明確にしておこう

展示会見学のレポートをしっかり書くためには、展示会を見学する前の準備が最も大切です。展示会見学前に準備をしておくことで、展示会見学レポートの質を高めることができます。

なぜ展示会見学の目的を明確にするとレポートが書きやすいのか?

そもそも、展示会見学のレポートはなぜ必要なのでしょうか?

仕事中の時間で展示会の見学に行くなら、その仕事のアウトプットとしてあなたの上司が展示会見学のレポートの提出を求めることは当然でしょう。仕事にはアウトプットが必要だからです。

展示会の見学のレポートがあなたの仕事のアウトプットとして考えられるなら、仕事の目的と成果があって当然です。仕事の目的こそが、ここでは展示会見学の目的に当たります。

展示会の見学の目的が明確なら、目的を達成するために展示会で得た情報を展示会見学のレポートに書くだけですから、展示会見学のレポートを書くことはそんなに難しくありません。

展示会見学レポートの目的は、展示会見学前に決めておきましょう。展示会で集めるべき情報が明確になり、展示会見学レポートをまとめることがより簡単になります。

情報収集が展示会見学の目的の場合

展示会の見学目的のほとんどが、情報収取でしょう。みなさんも、情報収集のために展示会を見学することが多いはずです。

(参考)展示会来場の目的の変化
展示会来場の目的は年々変化しております。最も多い展示会来場の理由が情報収集です。情報収集といっても、ニーズが固まっていて商談につながる訪問者もいます。くわしくは「【傾向と対策】展示会来場者の目的が大きく変化している」でまとめました。合わせてごらんくださいませ。

展示会見学の目的が情報収集といっても、展示会見学レポートを書くことを考えると、情報収集の目的がもう少し細分化されます。

自社が展示会出展する際の情報収集が目的の場合

自社が展示会に出展するために、展示会そのものに視察に行くことが目的になることもあるでしょう。あなたが展示会出展の担当者であれば、このような目的で展示会を見学しておくべきです。

他社のブースで参考になりそうなデザイン、ブースへの引き込み、パネルやキャッチコピーは基本事項として、常に目を光らせておきましょう。展示会レポートを書く際には、単に良かったという主観だけでなく、自分の意見も一緒にレポートしておくと良いでしょう。

展示会パネルについてもっと知りたい場合は
展示会のパネルの作成における注意点は、「展示会でのパネル作成と装飾の注意点」でまとめてございます。展示会出展に関わるみなさまのご参考になれば幸いです。展示会のレポートにおける着目点の参考になるかと思います。合わせてごらんくださいませ。

展示会はブースや展示物だけが重要ではありません。展示会で数多くの名刺を取得するためには、展示会ブースでの接客、配布するノベルティにも着目しておきましょう。

参考:展示会ブースの運営について
展示会の出展者のブース運営について「訪問者であふれるブースを運営するための展示会場での3つの法則」でまとめました。展示会見学といえども、展示会のブース運営を知っておくと、展示会の見学がより面白くなるかと思います。

特に展示会の接客のやり方次第で、展示会後のフォローアップの手間が省けます。

良い展示会レポートを書くためにやっておきたい事前準備

展示会は会場が大きければ大きいほど、数多くの企業が出展しています。全てのブースに立ちより、ありとあらゆる情報を収集していては、どれだけ時間があってもたりません。

展示会の会場で効率よく情報収集するためには、事前の準備が書かせません。事前の準備があってこそ、質の高い展示会レポートを書くことができるようになります。

展示会来場前に立ち寄るブースをチェックしておく

展示会の出展者情報は、事前に取得できる展示会のパンフレットや、展示会のWebページにも掲載されているはずです。

数多くの展示会出展社の中から、自分の展示会見学の目的に合わせた企業をあらかじめ選定しておきましょう。展示会場に着いたら、選定したブースを優先して見学することにしましょう。

展示会見学の前日、もしくは展示会に移動中にスマートフォンなどで調べておくことをお勧めします。

展示会見学レポートに書くべき項目のチェックリストを作る

あなたの展示会見学目的に合わせて、各ブースでのチェックリストを作っておきましょう。実際に各社の展示会ブースに立ち寄ってチェックリストにある情報を収集すれば、チェックリストをまとめるだけで、あなたの展示会見学のレポートは完成です。

展示会見学レポート用のチェックリストは、バランスに留意しましょう。数多くのブースに立ち寄るにも関わらず、10近くのチェックリストがあると、展示会見学のレポートを書くことが難しくなってしまいます。

展示会見学レポートに書くべきリストが増えてしまった場合には、チェックリストを同僚と分担することも1つの方法です。

展示会見学レポートの書き方

展示会見学後は、早速レポートをまとめましょう。展示会見学後、数日経ってしまうと見学した内容を忘れてしまいます。あなたの上司が満足するレポートを書くためには、展示会見学後、すぐに書いてしまうことが大切です。

展示会見学レポートにあると良い項目

展示会見学レポートで一般的には、以下の項目を記載しておくと良いでしょう。

  • 展示会名・展示会場・見学日
  • 報告者・報告日
  • 展示会見学の目的
  • 見学内容:チェックリストに基づいて発見した事実
  • 所感:あなたの感想
  • 展示会見学レポートを書く時の注意点

    展示会見学レポートは、展示会見学後できるだけ早く取り掛かるようにしましょう。せっかく展示会を見学したにもかかわらず、その内容を忘れてしまうことがあるからです。

    また、展示会見学レポートでは、「事実」とあなたの「意見・所感」を分けて書くように心がけましょう。事実と意見が混同してしまうと、レポートとして大変わかりにくいものになります。まずは発見した事実、そして意見や所感という流れで書くことをお勧めします。

    所感は、展示会見学前に想定していた予測や仮説と異なったこととその原因を中心に書くと、面白い展示会見学レポートが書けるかもしれません。

    良い展示会見学レポートを書くためには、展示会見学前の準備が重要です。

    展示会見学レポートの例

    展示会見学レポートの書き方の例です。展示会見学レポートは、一般的にA4一枚程度。それぞれの項目の量は、以下の図を参考にしてください。

    さいごに

    展示会見学レポートの書き方に着いてまとめました。展示会の見学の際に、ご参考になれば幸いです。