訪問者であふれるブースを運営するための展示会場での3つの法則

2013年10月24日

展示会の運営のちょっとした気配りが、展示会場で獲得する見込み顧客数に反映する。

展示会場では、多くの訪問者でごった返しているブースもあれば、広いにブースにも関わらず比較的閑散としている場合もある。中小企業のブースでも同様だ。メインの通路から離れているブースでも、人だかりができていることもある。

このような差は、展示会出展の事前の設計・準備と、展示会の会場でのスタッフの働きによってもたらされる。どんなによい準備ができて、ブースの装飾が素晴らしくても、当日展示会場で説明員やスタッフが手を抜いてしまえばそれまでだ。結局のところ展示会の現地での集客は「ヒト」の演出が全てだ。

1.通路から演出の内容がわかるようにしよう

展示会にこれまで何度も足を運んできたが、入りやすいブースとそうでないブースがある。あなたにもそんな経験があるだろう。これまで展示会の案内状の送付や、展示会の装飾やパネルを作成し、来場者をあなたのブースに引き寄せる工夫をしているにも関わらず、いざたどり着いてみたら非常に足を止めにくいブースであったら全ての話は水の泡だ。

展示会で足を止めやすいブースにはいくつかの特徴がある。

開放感のあるレイアウト

通路からみて来場者がブース内を見渡せない場合は、展示会の来場者は心理的にブースに入りづらい。

したがって展示会のブースは、通路からブース内で何をしているのか展示品やパネルなどが見渡せる事が望ましい。

事前にあなたが送った展示会の案内状と、通路からみたブース内が一致するか、来場者の予想を上回っていれば、来場者はあなたのブースに足を運ぶ。

まずは通路からブース内が見渡せるかどうかが重要なポイントである。

実演(デモ)をできるだけ多く

ブースでの展示はできるだけライブデモ(実演)をおこないたい。

デモはより多くの来場者をあなたのブースに引きつける役割がある。いったんデモの周りで人だかりができれば、その人だかりがさらなる来場者を引き寄せる。

デモのプレゼンをする担当とデモの操作担当は別々に設定しても良い。プレゼン担当が来場者のカンタンな質問に答えるなど、プレゼンに加えてインタラクティブなコミュニケーションが取れれば、もっと多くの来場者が集まるだろう。

デモは大きなブースでも小さなブースでも実演が可能である。

2.通路ではブース紹介のチラシを配ろう

展示会ではノベルティなどがよく配られる。これと交換に名刺情報を渡す。まさに展示会での見込み顧客情報獲得のメカニズムだ。

ノベルティは最も多くの見込み顧客情報を獲得する最強のツールだ。展示会への来場者のほとんどが、具体的なニーズを持たず情報収集を目的とし、ちょっと普段の業務から抜け出して展示会場で羽を伸ばしたいヒトが多いため、ノベルティのようなツールが効果をもたらす。

しかし展示会後に獲得した見込み顧客の質と制作費などのコストを考えると、議論の余地がある。果たしてノベルティは最適な投資効果を生み出しているだろうか?

ここで意外に役にたつのがチラシだ。しかも、あなたのブースで何をしているか一目で分かるものが良い。製品説明のパンフレットやカタログではなく、通路に行き交う展示会の来場者を自社のブースに呼び込むため専用のチラシでよい。

チラシの内容と来場者の興味・関心があれば、あなたのブースに立ち寄ってくれる。先ほどのノベルティで獲得した見込み顧客より質が高い。

チラシは製品パンフレットのように奇麗なものでなくても良い。ブース展示での内容が分かるのであれば、パワーポイントで作成して、職場のプリンタでA4紙に印刷したものでもよいだろう。

中小企業の小さなブースの工夫

特に中小企業などで、1-2小間のブースの場合は注意が必要だ。

1-2小間のブースの場合は、主催者側でほぼ正方形のブースを用意してくれる事が多い。しかしこの正方形のブースは非常に狭い上にそこに説明員がいて、来場者の立場からするととても中に入りにくい。

そこで思い切って、奥行きを大きなパネルやバナーやプラズマディスプレイなどで仕切って、入り口付近にカウンターを置いて接客対応しよう。ブース奥行きなど不要だ。どうせ来場者がブースの中まで立ち寄る事はほぼ無い。

この場合、カウンターで対応するのは、デモの場合や混雑時でも1-2人だろう。残りの説明員は通路で来場者をチラシやノベルティなどでブースへと誘導する。

小さなブースは、メインの導線から離れたところにあるからといってあきらめるのはまだ早い。ここまでやってくる来場者は情報収集に余念がなく、興味・関心が合えばあなたの話に真剣に耳を傾けてくれる。

3.説明員の配置の調整が勝敗を左右

展示会でも会場直後の閑散としている時は、ブースへと心理的に入りづらい。誰も来場者がいないのに説明員だけがたくさんいる。そもそも来場の目的のほとんどが情報収集であるため、このような説明員の配置だと、来場者はあなたのブースへと入る心理的抵抗がある。

もしあなたが展示会のブースでの責任者であれば、ブース内の訪問者が少なければ、ブース内の説明員を減らして、説明員にもノベルティやチラシを持たせて通路で配らせよう。

説明員のノベルティやチラシにつられてブース内に訪問者が増えてくれば、説明員も元の配置に戻す。一旦ブース内がにぎわえば、それにつられてより多くの訪問者が勝手に足を止めるようになる。

常にブースへの訪問者と説明員の数のバランスを保ち、ブースへとできるだけ多くの来場者を呼び込もう。

さいごに

展示会のブースの運営は、会場にいるスタッフが頼りだ。案内状の送付や装飾、パネルの作成など事前にしっかりこなしているなら、あとは展示会のブースでの運営で他社と差をつけよう。

難解なプロセスではなく、来場者視点の当たり前のことをこなしていれば、自然とブースへの訪問者が増え、見込み顧客情報が獲得できる。

次の展示会からさっそく実践してみよう。